如何降低文印紙張的浪費

2020-10-20 20:27:31

　　大量的紙質傳真佔用了物流公司日常行政費用的不少開銷，也是紙張浪費的源頭之一。在這裡，傳真機猶如另一扇"業務視窗"，源源不斷地接收來自世界各地的訂單合同、報關資料。以往的工作流程是：傳真機接收到一定數量的收信後，由人工派發給相應業務員，而發出的傳真，有時也要排佇列印、再行傳送。"我們發現這樣的工作流程會導致諸多問題，"柯尼卡美能達解決方案專家進行了舉例，"比如首要的會導致紙張耗材的浪費，工作效率低，不能進行傳真管理或實現移動傳真，還可能導致機密情報的洩露等，也不符合物流資訊化的發展需求。"

　　隨後，柯尼卡美能達提出OPS綜合提案服務中的另一套系統——Eastfax無紙化傳真系統，針對這些"病症"對症下藥。運用這套系統的好處是，每當傳真機接收到外部傳真時，系統就會自動識別內線號碼，準確地將傳真資料傳送至收信人的郵箱，而外發傳真也可以通過郵箱直接送信，Eastfax系統將自動搜尋可傳送的傳真線，無需列印輸出，也不必等待，如果傳送失敗系統還會自動再送信。傳真將不再侷限於檔案形式，且都能被電子存檔，這使得傳真管理趨於簡單化，完全脫離了傳統傳真收發流程的束縛。

　　目前，Eastfax無紙化傳真系統已經幫助該企業每月節約傳真輸出達30000張，並且隨著系統的深入運作而有增無減，"沒想到以往看似無處可省的辦公費用也可以減省下來。"該公司IT負責人欣喜地說。傳真收發的電子化，也防止了因傳真遺失而導致的資訊保安隱患。

　　"我們對柯尼卡美能達的服務非常滿意，他能夠根據我們的具體需求配以個性化的解決方案，是值得信賴的合作伙伴。"運用"客製化式"的OPS綜合提案服務模式，柯尼卡美能達幫助該物流企業成功實現了效率提升、成本降低、提高準確性和安全性的四項綜合改善需求，而每一項改善都意味客戶能夠在未來的市場競爭中繼續強化競爭優勢，獲得更大的商業成功。

如何降低文印紙張的浪費

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