檔案管理軟體可以怎麼用

　　隨著網際網路的普及、資訊流通的速度、強度和便捷度的加強，一方面人們享受到了前所未有的方便和迅捷，但另一方面也承受著資訊爆炸所帶來的壓力。對於企業而言，資訊化讓電子檔案、紙質檔案、CAD圖紙、多媒體、ISO文控檔案成為了他們智慧資產的主要載體。而知識管理成為了現代企業發展的關鍵，但企業在知識管理上卻存在著巨大的問題。

　　基於B/S架構的檔案管理系統出現，通過上傳到伺服器中進行集中儲存，管理起來更加方便，查詢更快，而且只要有網際網路的地方，就可以通過瀏覽器直接存取系統。也增加了更多功能，包括檔案的許可權管理、全文搜尋、儲存加密、審批流程、檔案審計、版本管理、規則應用、線上編輯和統計報表等。

　　對於一個企業檔案流轉週期涉及到的管理環節有那些：

　　1、檔案管理

　　集中儲存：為企事業單位搭建海量檔案集中儲存的平臺，實現統一的檔案共用。

　　目錄結構：支援樹形目錄結構，可無限建立資料夾和子資料夾結構。可自定義目錄排序。組織內部所有成員可輕鬆的實現檔案的安全共用與檢視。

　　檔案排序：支援根據檔案的標題、大小、日期、上傳人等屬性進行排序。

　　顯示模式：支援目錄以列表模式或縮圖模式顯示。

　　全文搜尋：全文搜尋及高階搜尋引擎幫您快速從海量資料中精準查詢所需檔案。

　　檔案編輯器：可直接在系統瀏覽器中建立、閱讀和編輯Office檔案，無須改變現有的任何操作習慣，無需下載或安裝軟體。

　　多檔案上傳：支援檔案的批次上傳及壓縮包匯入，實現檔案資料的快速輕鬆儲存管理，支援Office檔案、PDF、影象、音視訊和圖紙等各型別檔案。

　　版本管理：強大的版本管理功能，檔案關聯多版本，避免錯誤版本的使用，同時支援歷史版本的檢視、回退與下載。

　　自動編號：系統提供25種變數，可自由組合設計編號規則。配合規則進行條件匹配可實現靈活的編號效果。

　　檔案審計：檔案審計資訊描述了檔案生命週期全過程中的每一個動作，包括操作人、動作、日期時間等資訊，通過審計跟蹤您可以全域性掌握系統內部所有檔案的操作情況。

　　Office整合：與Office無縫整合，可直接在系統中新建、閱讀、編輯各類Office檔案，包括Word、Excel、PowerPoint、WPS、Visio等格式。

　　摘要及縮圖：系統會自動為上傳的Office檔案、txt、pdf等型別檔案生成摘要;系統支援為圖片、音訊、視訊類檔案增加摘要及縮圖，便於預覽檢視。摘要及縮圖功能簡化了操作，使用者無需逐個開啟檔案即可快速預覽檔案內容。

　　PDF水印：動態為PDF檔案插入水印，可指定水印、位置、頁碼。

　　檔案提醒：支援對檔案設定定期提醒。到達設定日期後，系統自動傳送即時訊息和郵件進行提醒，提示使用者執行相關操作，例如合同到期日期及付款日期等時間到期提醒。

　　鎖定保護：除了提供許可權控制保護外，還提供鎖定保護機制，檔案作者和管理權使用者可將檔案鎖定，確保檔案不被隨意修改。當檔案需要修改或刪除時，可以解鎖，保證檔案的正常操作。

　　檔案連結：支援將檔案傳送至常用檔案，使用者無需每次在開啟各個目錄中查詢;支援將檔案傳送至目錄，方便其他部門查閱;支援將檔案傳送至指定使用者從而協同完成工作;與電子郵件整合，支援直接將檔案傳送至Email，無需登入郵箱及手動上傳附件，操作簡便、非常實用。

　　關聯檔案：檔案新建或上傳後，系統會自動或手動為檔案生成唯一編號，支援檔案的批次關聯。支援通過檔案唯一編號，實現檔案與相關檔案、圖紙、圖片及其它格式附件進行關聯，點選連結即可一鍵快速檢視。系統支援為圖片、音、視訊類檔案增加摘要及縮圖，便於預覽檢視。

　　規則應用：系統支援為目錄設定規則，指定動作、條件和操作，當動作觸發符合設定的條件，系統則自動執行規則的操作。規則兩個主要功能：一是將檔案自動歸檔到規則指定的目錄下，實現規範化管理;二是：檔案自動發起審批進入流程，實現檔案審批自動化。

　　2、安全控制

　　許可權管理：提供許可權控制機制，可針對使用者、部門及崗位進行細粒度的許可權控制，控制使用者的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、列印、訂閱等操作，實現檔案安全共用。

　　儲存加密：檔案採用加密儲存，防止檔案擴散，全面保證企業級資料的安全性和可靠性。

　　登入IP限制：支援IP登入限制，在組織結構中可以給使用者設定登入IP，支援多個IP和IP段，充分保證使用者賬號安全。

　　3、協同辦公

　　模板管理：支援在系統中建立大量Office模板檔案，授權給使用者使用。使用者在新建檔案時，可呼叫授權的模板。系統自動統一規則命名檔案，實現檔名標準化管理。

　　檔案借閱：支援將公共檔案和個人檔案進行借閱管理，借出過程中可控制使用者存取許可權。被借閱使用者會收到系統傳送的即時訊息通知。系統支援根據時間對借出的檔案自動進行收回處理。

　　檔案評論：系統支援對檔案發表評論意見。

　　即時訊息：支援一對一或一對多的使用者間的訊息傳送，同時支援直接給部門全員傳送訊息。即時訊息功能實現了內部資訊及時準確的傳遞。

　　目錄訂閱：使用者可以對目錄進行訂閱。當目錄下檔案發生變化時，系統自動傳送即時訊息通知訂閱使用者。同時可訂閱相關提醒檔案，到達指定日期後，系統自動傳送即時訊息和郵件進行提醒。

　　個人桌面：個人桌面功能，將您日常辦公急需處理的事項第一時間為您呈現出來，分為四個區域：待審批、已傳送審批、我常用的檔案和借給我的檔案。

　　4、多媒體/CAD/紙質/PDF多格式管理

　　多媒體檢視器：除了管理檔案外，還支援多媒體數位資產的儲存及管理。您可以直接在系統中預覽圖片、播放視訊、音訊。支援的格式包含：gif、jpg、png、 bmp、psd、ai 、tif 、mp3、wav、wma、flv、mpg、 avi 、wmv、mp4等。

　　CAD圖紙管理：為了滿足工程建築、房地產等行業的需求，支援AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、STL等300多種檔案格式的線上預覽及管理，減少等待預覽及稽核圖紙的時間。

　　紙質檔案電子化管理：除了可以管理電子檔案、多媒體檔案、CAD圖紙外，還支援紙質檔案電子化管理。通過掃描器將紙質檔案轉化為電子的圖片或者PDF儲存至系統。

　　PDF Web閱讀：支援在系統中開啟PDF Web閱讀功能。可通過Web直接閱讀PDF檔案，不需要藉助任何PDF閱讀器。實現了Web模式下嵌入式的PDF檔案應用，使整個辦公系統中的檔案處理部分完全與PDF相容，更加安全。

　　5、整合

　　Office無縫整合：與Office無縫整合，系統操作與本地操作無異，無需改變任何習慣，即可快速上手熟練使用系統，可多人協同編輯檔案，多版本管理，提高工作效率。

　　LDAP整合：實現LDAP/AD統一認證與授權;支援LDAP使用者的批次匯入及更新，很方便地統一集中管理與維護帳號資訊，減輕企業內部IT管理的混亂局面，大大增強內部據安全。

　　電子郵件整合：與電子郵件整合，可直接在系統內部傳送檔案至指定電子郵箱。

　　掃描器整合：與掃描器緊密整合，通過掃描器將紙質資料轉化為電子的圖片或PDF檔案儲存。減少通過檔案櫃或抽屜查詢紙質檔案所花費的時間，降低紙質檔案可能被損壞、丟失的風險或正在被另一使用者使用而重複影印造成大量紙質成本的浪費。

　　6、人員管理

　　組織結構：在組織結構中可以根據公司實際需求建立對應的部門和人員，同時支援批次匯入使用者、崗位，可以為使用者設定崗位及角色等。

　　崗位角色：提供系統管理員、使用者管理員和流程管理員三種角色，可在組織結構中根據公司實際需求為使用者客製化崗位和角色，通過角色和崗位的應用，授權使用者進行相應的操作。

　　通訊錄：以部門為單位，詳細列出了每個員工的使用者名稱、姓名、部門、電子郵件、手機號碼、辦公電話、家庭電話等資訊，在通訊錄中支援傳送即時訊息給單獨的使用者和部門全員，支援根據使用者名稱/全名進行搜尋。

　　統計報表：系統自動統計近六個月檔案的上傳、閱讀、下載、更新量，以柱狀圖清晰直觀的顯示，讓管理者能夠快速瞭解、準確掌握檔案的使用情況。

　　7、模組客製化

　　系統客製化：使用者可以自定義系統LOGO、限制個人檔案空間大小、根據企業內部需要自行設定檔案最大版本數及是否開啟PDFWeb閱讀，讓系統更符合企業內部管理及應用需求。

　　系統面板：系統提供了簡約灰色、活力綠色、淡雅藍色、浪漫玫紅、高雅紫色和經典藍色六種不同風格面板供使用者自由選擇，讓每個使用者在享受快樂工作的同時，可自行改變系統面孔。

　　同步助手：無需登入系統進行繁瑣的手動操作，自行設定同步時間間隔，隨時拉取系統內部檔案資源至本地計算機。

　　全文批註：效仿人們在紙質公文進行批註的習慣，具有精確手寫、真筆真跡、一鍵批註、方便好用等特性;支援全文手寫批註和鍵盤批註功能，並能夠保留批註痕跡。不同使用者的筆跡可以儲存在同一檔案中;可選擇批註人姓名來顯示不同批註人的批註，批註確認後無法複製、移動和刪除;文字大小與顏色都可以任意選擇，方便使用者的使用，為數位化無紙辦公保駕護航。

　　電子簽章：支援直接在IE瀏覽器中對檔案進行手寫簽名、電子簽章等辦公必備的功能;支援多種電子印章、手寫簽名認證功能;提供印章或簽名資源預儲存功能，使用者可以通過密碼的方式來獲得自己的簽章，簽名和印章與檔案儲存在一起，可以通過系統的驗證來判斷是否有效。

　　簡訊模組：通過企業專用通道傳送簡訊;與檔案提醒及流程整合，在檔案到期及有審批需要辦理的時候自動傳送簡訊進行提醒;可以針對內部人員進行簡訊群發。

　　高階檔案操作：所有可以在本機開啟的檔案，均支援線上閱讀及線上編輯。

　　單點登入：通過令牌的方式與其他軟體產品進行整合，使用者只需要一次登入其它系統就可以存取E6，避免每次登入時重複輸入使用者名稱和密碼，提高系統的易用性、安全性和穩定性。