辦公室檔案列印有哪些技巧辦公室檔案列印技巧介紹【圖文】

2020-10-22 09:36:19

　　辦公室檔案列印實用技巧三則

　　一. 列印檔案直接裝訂——逆序列印

　　相信使用Word列印過長篇檔案的朋友一定都清楚，列印完成後的裝訂一直是個麻煩事兒，因為檔案由印表機打出時，第一頁肯定會在最下面，裝訂之前總要費時費力的把紙張按順序排好。其實，Word已經為我們考慮到了這個問題。

　　1. 在Word中調出欲列印的長篇檔案，點選“工具」選單→“選項」命令，彈出“選項」對話方塊

　　2. 點選“列印」標籤，勾選上其中的“逆頁序列印」核取方塊，確定即可。如圖1所示

　　3. 這時，當我們再去點選列印按鈕時，印表機便會以從後向前的順序列印檔案，而這樣出來的檔案就可以直接用於裝訂了。

　　【小提示】逆序列印功能只會影響印表機的實際輸出效果，而預覽列印時仍會以正常頁序顯示，這點請大家注意

　　二. 檔案內容我先知曉——開啟預覽

　　辦公室的電腦中一般都儲存著為數眾多的檔案，當我們打算呼叫其中的一份檔案時，必須一個一個開啟後才能知道里面的內容，效率很低。其實，我們也可以通過Word的“開啟預覽」功能快速獲知檔案的內容。

　　1. 在Word中點選“檔案」選單→“開啟」命令

　　2. 在彈出的如圖2所示“開啟」對話方塊中點選“檢視」選單→“預覽」命令

　　3. 此時，一個預覽區會出現在視窗右側，而當我們點選某個檔案時，它的內容便會自動顯示在預覽區了。如圖3所示

　　三. 預覽效果還省墨水——草稿輸出

　　我們在處理一些重要檔案時，有時需要將檔案實際列印出來進行版面校準，但如果使用的是噴墨列印機，那麼每月光在列印樣稿方面就要耗費大量的墨水了。其實，Word已經為我們提供了一個“草稿輸出」功能來幫我們解決這個難題。

　　1. 在Word中點選“檔案」選單→“列印」命令，在彈出的“列印」對話方塊中再點選“選項」按鈕。如圖4所示

　　2. 勾選上其中的“草稿列印」核取方塊後確定，再點選“列印」按鈕即可列印出一份沒有圖片的草稿，但是草稿的格式以及圖片的留空大小都與正常列印稿相符，這樣，我們不僅能夠像以前一樣校對版面了，而且也大大降低了列印樣稿時墨水的消耗。如圖5所示為效果對比圖(注意:草稿中圖片所佔的區域大小和原檔案一致，只不過不再列印了)。

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