如何為你的業務選擇RPA軟體

研究表明，瑣碎的事務佔用了企業員工完成更有成效的工作的時間。如果做得好，機器人流程自動化(RPA)可以幫助他們消除大量無意義的事務。而企業因此需要為開展更高效的工作選擇正確的RPA解決方案。

機器人流程自動化(RPA)承諾將企業員工從執行無聊而重複的事務中解脫出來。因此，「機器人」這個術語表明RPA執行的往往是死記硬背和低階的工作。企業使用RPA軟體創建軟體機器人來執行預定義的結構化工作，這些工作通常涉及填寫電子表格、處理事務或傳送訊息。

將這些基本活動整合到RPA機器人佇列中，企業就有巨大的潛力來消除繁瑣的工作，例如應用在資料輸入、計費、訂單管理、人力資源入職以及其他領域。

銀行可以使用RPA對貸款、發票處理和客戶檢查進行盡職調查;銷售組織使用RPA來自動化報價和發票;保險公司使用RPA來加速索賠裁決。此外，在機器學習技術的幫助下，RPA可以自動轉錄對話，從影象和視訊中提取文字和數字，並將人工填寫表格中的資訊填充資料庫。

在底層，RPA系統包括流程挖掘、機器人創建工具、用於連線到企業系統的插件以及排程或編排層。RPA系統中的工具通常有侷限性，因此人們有時會使用人工編碼的自動化指令碼來填補這些空白。

保持對RPA可以處理的內容的期望是很重要的。RPA的供應商通常宣稱他們的產品包含比實際更多的智慧，這導致使用者對RPA感到有些失望。而企業需要仔細規劃和執行部署，以避免RPA部署失敗。在選擇RPA產品之前，需要明確要自動化的內容，並確保選擇具有所需功能的產品。

RPA是如何工作的?

RPA的工作原理是從現有IT系統中提取資訊，通過後端介面或模擬人類從前端訪問系統的方式。對於企業的原有系統，因為無法直接訪問後端系統，必須經常通過前端進行訪問。

前端RPA是螢幕抓取的一種演變。如果長時間使用過螢幕抓取工具，就會知道它們往往是脆弱的：一旦出現一些不尋常的顯示(例如對於其欄位來說數字太大，或者一旦顯示格式因軟體而改變更新，螢幕抓取器或者返回錯誤答案)將會停止工作。機器學習可以減少但不能消除這些問題。

一旦RPA系統提取了它需要的資訊，它就會繼續執行預定義的任務。常見用例包括應用業務規則、生成報告、傳送應收賬款發票或生成應付賬款支票。

執行RPA任務的機器人能夠以有人值守或無人值守的方式運行。有人值守的RPA機器人運行以響應員工的請求。無人值守的RPA機器人按計劃運行，例如生成夜間報告。幾乎所有RPA機器人都需要監督和定期審計，以確保它們繼續正常工作。

工作人員必須先定義RPA機器人的工作流程，然後才能工作。這通常從程序記錄開始，這是一種與記錄宏不同的活動，只是跨多個系統。宏類比也擴展到為機器人編寫和編輯指令碼。許多RPA解決方案還提供流程圖風格的介面，用於將機器人任務的元素整合在一起，使「公民開發人員」能夠定義工作流程。然而，一些RPA系統仍然需要由IT人員設定。

重現現有業務流程的困難和耗時的部分之一是確定業務流程是什麼以及它們如何工作。一些RPA流程挖掘工具可以解析現有流程的日誌，也有一些工具需要觀察和記錄員工的工作情況。最壞的情況是，其程序發現需要人工完成。

如何選擇RPA產品

在企業使用RPA產品之前，需要了解每個RPA都使用自己的專有檔案格式。儘管它們很實用，但缺乏便攜性，這並不是說不遵循標準，而是根本沒有標準。在將企業投入推廣之前，需要仔細評估並進行概念驗證，因為以後再進行改變將會很痛苦並且代價高昂。

驗證所有基本功能(以及企業認為需要的差異化功能)在企業的運營環境中都能正常工作。使用所有提供的工具構建指令碼並證明編排工作正常。測試無人值守機器人，驗證機器人是否可以解析企業的非結構化文件和PDF，並完成流程挖掘過程。

在企業的評估中要特別注意以下這些關鍵因素：

(1)易於設定機器人。企業有多種方法可以為不同的角色設定機器人。企業使用者應該能夠指向並單擊他們通常使用的應用程式，同時記錄器會記錄這些操作。公民開發人員應該能夠使用低程式碼環境來定義機器人和業務規則。最後，程式人員應該能夠編寫真正的自動化程式碼來呼叫RPA工具的API。

(2)低程式碼能力。通常情況下，低程式碼開發是從操作工具箱中拖放時間線構建、填寫屬性表單和偶爾編寫程式碼片段的組合。編寫少量程式碼(例如「loan_amount<0.20*year_income」)可能比指定業務規則的圖形方法快得多。

(3)有人值守vs.無人值守。有些機器人只有在企業使用者需要它們執行明確定義的任務時按需運行(有人值守)才有意義。例如，將圖形轉換為文字並將其放在剪貼簿上。其他機器人在響應事件(無人值守)時更有意義，例如對從網站提交的每個貸款申請進行盡職調查。企業需要採用這兩種機器人。

(4)機器學習能力。幾年前的RPA工具在從非結構化文件中提取資訊時遇到了麻煩，在通常情況下，企業80%的資訊都存在於非結構化文件中，而不是資料庫中。如今，使用RPA機器學習功能來解析文件、找到所需的數字並將其返回給使用者是很常見的情況。一些供應商和分析師稱之為超自動化，但這種奇特的語言並沒有改變其功能。

(5)異常處理和人工審查。分類機器學習模型通常會估計可能結果的概率。例如，預測貸款違約概率為90%的模型可能會建議拒絕貸款，而計算違約概率為5%的模型可能會建議發放貸款。在這兩種可能性之間，存在著人類判斷的空間，RPA工具應該能夠將案例提交專業人員審查。

(6)與企業應用程式整合。如果機器人無法從企業應用程式中獲取資訊，那麼它對企業來說就沒有多大好處。這通常比解析PDF更容易，但企業需要所有資料庫、會計系統、人力資源(HR)系統和其他企業應用程式的驅動程式、插件和憑據。

(7)編排和管理。在運行機器人之前，企業需要配置並提供它們運行所需的憑據，通常在安全的憑據儲存中。還需要授權使用者創建和運行其機器人，並將無人值守的機器人配置為在特定資源上運行以響應特定事件。最後，需要監控機器人並將例外情況直接傳送給員工。

(8)雲原生機器人。在剛開始實施RPA時，RPA機器人專門在使用者桌面和企業伺服器上運行。但隨著IT資產已發展到雲端，企業已經建立了供機器人使用的雲端計算虛擬機器。最近，一些RPA公司採用了「雲原生」機器人，它們使用雲API作為應用程式運行，而不是在Windows、macOS或Linux VM上運行。即使企業很少採用雲端計算應用程式，但最終也會如此，因此這一功能非常可取。

(9)流程和任務發現和挖掘。在實現RPA的過程中，找出流程並對其進行自動化排序通常是最耗時的部分。RPA供應商的應用程式越能幫助企業從系統日誌中挖掘流程，並通過觀察構建任務流，就越方便快速地實現自動化。

(10)可擴展性。隨著企業實施RPA並處理更多自動化任務，很容易遇到可擴展性問題，尤其是對於無人值守的機器人。雲實現(無論是原生的、在虛擬機器中還是在容器中)通常都可以緩解可擴展性問題，特別是如果編排元件能夠根據需要提供額外的機器人。

最終，RPA實施的成功或失敗將取決於確定自動化的最高回報流程和任務。例如，如果銀行的最高回報流程是對貸款申請進行盡職調查，需要將其(或該流程中的關鍵任務)作為RPA概念證明。

(11)不要在測試周期中偷工減料。如果事實證明企業採用的RPA解決方案有一些缺陷或功能不足，並且需要更換，那麼將陷入困境。為了降低從頭開始重新創建RPA的風險，應該記錄每個任務和流程中的所有步驟。當企業要更換時，可能仍需要花一週時間重新創建每個RPA，但可能避免花費一個月的時間來弄清楚每個流程。

全球主要的RPA供應商

全球有數十家主要的RPA供應商，其中一些RPA供應商得到更多使用者的關注。以下七家供應商是從最新的Forrester Wave和Gartner 魔力象限分析師報告中選出的，並按字母順序排列：

• Automation Anywhere：該公司的Automation 360是一個雲原生、人工智慧驅動、基於Web的端到端自動化平臺。RPA功能的範圍從使用者使用記錄器生成的簡單機器人到IQBot，後者結合使用機器學習和資料處理從文件中提取資訊。該平臺現在提供治理、安全性和合規性功能以及機器人和分析。

• Blue Prism：該公司提供一套解決RPA不同方面和用例的產品，BluePrism現在將重點從RPA轉向智慧自動化領域。該公司現在銷售以「數字工作者」為特色的雲優先產品，其功能來自其數字交換市場。

• EdgeVerve：該公司是一家人工智慧和自動化提供商。它提供AssistEdge RPA、AssistEdge Discover process mapping、AssistEdge Engage contact center automation和AssistEdge Cloud RPA。EdgeVerve公司還為銀行、價值網路/供應鏈、金融和採購提供垂直解決方案。

• Microsoft：Microsoft Power Automate Desktop是一種低程式碼RPA工具，可供Windows 10使用者免費使用。此外，Power Automate每個使用者計劃和參與RPA的價格為每位使用者每月15美元，並限時提供。它使企業的自動化能夠跨流程共享和協作，可以訪問400多個內建連線器，識別業務流程中的瓶頸，從文件中提取資料，並通過集中化的治理來管理和控制流。

• NICE：NICE RPA提供有人值守和無人值守的自動化、自動化查詢工具以及OCR、聊天機器人和機器學習等認知技術的支援。NICE CXone是一個與其RPA產品整合的客戶體驗平臺。NEVA是NICE公司員工的個人助理機器人。NICE公司還擁有一系列特定於金融的工具，例如用於反洗錢的Actimize。

• UiPath：當前版本的UiPath Platform(21.4)具有企業級管理和治理功能。人工智慧驅動的發現、優先順序排序和最具影響力的自動化的整合開發;升級所有使用者體驗;以及自動化雲功能的快速擴展。UiPath可以部署在其託管設施、公共雲或內部部署設施中。

• WorkFusion：WorkFusion使用WorkFusion智慧自動化雲，為銀行、金融服務、保險和醫療保健領域的大型企業客戶自動化處理文件這樣繁重的工作。銀行業的頂級自動化領域包括反洗錢、開戶、制裁篩選和抵押貸款。

鑑於企業無法將指令碼移植到另一個RPA系統，需要證據證明將要合作的供應商具有強大的財務穩定性。最糟糕的情況是，企業進行了全面部署，但其合作的供應商破產倒閉，許可伺服器停止對企業的RPA系統進行身份驗證，將導致整個系統都失效。

RPA示例：UiPath

UiPath是全球主要的三個RPA產品之一，另兩個RPA產品分別是Blue Prism和Automation Anywhere。目前，儘管越來越多的功能子集可通過瀏覽器使用，但UiPath主要是一個Windows產品。正如人們將看到的，一些UiPath產品可以在雲中運行。

UiPath可以幫助使用者發現需要自動化哪些流程，併為具有廣泛技術技能和經驗的使用者提供工具。與許多RPA產品一樣，UiPath正在將機器學習融入其越來越多的高階流程中。UiPath機器人分析文件、識別語音並應用其他機器學習模型。此外，UiPath可以治理和管理企業規模的自動化。

• UiPath安裝。使用者可以註冊免費的UiPath試用版以創建UiPath社群SaaS帳戶，然後申請企業試用版以啟用UiPath自動化雲的全部功能。然後下載UiPath Studio試用版。單擊Studio旁邊的「安裝」按鈕。這將安裝UiPath Studio、助手和用於創建和測試自動化的機器人。 如下圖所示：

• 建立一個商業案例。在企業的自動化雲帳戶中，可以在「管理員」下啟用自動化中心服務。如果願意的話，還可以啟用自動化商店。然後可以導航到自動化中心並創建一個例項。在那裡可以為POC定義業務案例。在完成後，它會像下圖所示：

這隻顯示樣本評估的開始。企業的自動化探索應該與其流程相關聯。

• 記錄過程。需要從自動化中心下載任務捕獲並安裝。出於許可目的，應該在運行Task Capture時登入UiPath Cloud帳戶，否則將受限於社群功能。

可以選擇從構建圖表開始，或者從使用任務捕獲開始記錄這個過程。前者提供了一個更好的流程圖，但後者讓使用者更快地掌握其速度。實際的捕獲過程類似於記錄Excel宏。它有500個動作的限制。

該圖將包含一系列操作，也可能包含決策樹(業務規則)。宏記錄器不執行螢幕抓取操作;與其相反，使用者捕獲螢幕截圖，然後突出顯示希望機器人在影象編輯器中提取的欄位。流程定義文件(PDD)完成後，可以將其匯出為Word或XAML文件。使用者還可以運行其流程，或將其提交以供在自動化商店中稽核和釋出。

• 探索UiPath的市場。使用者可以在UiPath市場中找到許多自動化工具，包括智慧自動化。以下展示了UiPath市場的的首屏截圖(如下圖所示)。

• 創建機器人。UiPath具有三種機器人程式設計環境：適用於商業使用者的UiPath StudioX、適用於RPA開發人員的UiPath Studio(見下面的螢幕截圖)和適用於C#開發人員的UiPath Studio Pro。Studio Pro可以為RPA構建測試用例以及為Web、桌面和移動應用程式構建測試自動化。在機器人獲得批准後，使用者可以使用UiPath助手在本地運行它們，並使用UiPath Orchestrator安全地管理它們。

• 概念證明。UiPath通常會提供熟練的UiPath開發人員與使用者的流程主題專家合作，從而在一兩天內完成POC。客戶端必須在專用機器上安裝UiPath Studio，並提供對解決方案中涉及的所有系統和應用程式的訪問。

如果調查UiPath公司的競爭對手，就會發現許多相似點。還會發現功能、可擴展性和費用方面的差異。而在採用RPA解決方案之前，企業首先需要進行盡職調查、預測成本，並測試可能影響業務運營的每一項能力。