Excel的列印預覽，為資料表格的列印省去不必要的麻煩！

2021-05-18 02:00:03

在此次Excel基礎學習中，我們來了解一下Excel的列印預覽功能，在我們把處理並設計好的資料表格打印出來之前，有哪些是需要我們特別注意的地方？

Excel的列印預覽功能可以有效地幫助我們瞭解列印過程中可能會帶來的小問題，並且通過預覽我們還可以提前看一下列印的效果，以保證打印出來的資料檔案美觀而準確。

1. 如下圖所示，這是已經完成資料整理的一張工作表。

2. 我們對工作表中的資料做一些「非預期」的修改，如選擇一整行，填充顏色。

3. 點選「檔案」選項卡。

4. 點選「列印」，即可來到列印預覽的介面；我們也可以使用快捷鍵Ctrl + P。

在右側的預覽視窗我們可以看到資料表格，此處即是預覽我們設定的列印選項，其左側有列印選項的各個設定，如「份數」、「印表機」、「設定」等。

5. 在預覽視窗的左下角我們可以看到頁碼和總頁數。

6. 此處的頁數是我們特別需要注意的，在此例中，我們實際需要的列印的資料表格只需一頁即可。當我們點選頁碼向右的按鈕檢視時，發現其他頁碼上只有填充黃色的標記，並無實際資料。這樣列印的話，會把這些無實際資料而只有填充色的頁面也打印出來，造成資源的浪費。

因此，我們需要小心使用為整行填充顏色這一操作。

如何解決上面的問題？

1. 我們回到Excel的主介面：點選當前介面左上角的的向左箭頭或快捷鍵Esc。

2. 選項填充顏色的那行，點選「填充顏色」下拉選項按鈕，選擇並點選「無填充」。

3. 如果我們要特別標記出哪一行的資料，可以先選中該資料行的首個單元格，再按Ctrl+Shift+右箭頭鍵，即可選中該行中所有的實際資料，再為其填充顏色。

在列印時，我們有時可能只需要列印資料表格中的部分資料，如前三列的資料。

1. 我們選中A1至C18單元格區域。

2. 快捷鍵Ctrl+P到列印預覽介面，但是上一步選擇部分資料的操作似乎並未在預覽中有所顯示。

3. 我們需要進行一個設定：選擇「列印選定區域-僅列印當前選定區域」，預覽視窗即會僅顯示我們選擇的前三列資料；與此同時，左下角的頁碼也變成了一頁，即當前頁。

我們還可以根據實際需求來設定其他的列印選項，如方向、寬頁邊距等等。

關於Excel列印選項的更多及高階設定，我們會在下一期中繼續分享。

關於以上Excel列印預覽，如果你有任何想法或疑問，歡迎評論區交流！

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