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Excel的分頁預覽，輕鬆將不同類別資料分開列印！

2021-05-19 19:30:25

在上一期（Excel的頁面佈局，為資料表格的列印節省資源！）中，我們介紹了在列印資料表格之前，可以通過「頁面佈局」檢視來調整列印的展示效果，這一期的分享中，繼續為大家帶來「分頁預覽」在列印時的作用。

在列印資料表格時，我們是否遇到這樣一種情況：按照不同的部門或時間段進行區分，一個部門的資料不能和另一個部門的資料列印在同一頁紙張，或不同時間段的資料不能在一頁紙張上。

通過下面這個例項，我們來更清晰地瞭解一下。

1. 如下圖所示，按照「State」來看的話，資料主要分為兩個地區的資料「VIC」和「NSW」。

2. 我們需要先將兩個地區的資料重排，將同一地區的資料放在一起，因此我們需要用到之前學習到的一個功能——排序（Excel的排序功能，一目瞭然資料背後的資訊！）。

選中「State」所在的F列中的某個單元格（如F5單元格），點選「資料」選項卡，點選「排序」按鈕左側的升序按鈕，即按A到Z的順序排列。

3. 重排之後，我們需要找到兩個地區資料交界處，可以通過移動滑鼠向下拉檢視，但遇到資料較大時，我們可以通過查詢功能（Excel查詢和替換，定位和更新資料必不可少的工具！）。

按Ctrl + F快捷鍵開啟「查詢」對話方塊，輸入「VIC」，點選「選項」，勾選「區分大小寫」；因重排之後「NSW」的資料在前，所以我們只要找到「VIC」的第一個資料，即為兩個地區資料的交界處。

點選「查詢下一個」，即可跳到單元格F754，兩個地區資料的交界處。

4. 在使用「插入分頁符」功能時，當我們選中某一單元格，分頁符會分別在該單元格的左側和上側插入分頁符。因而，我們則不能選中單元格F754，而是選中在第754行的首個單元格A754，這樣在插入分頁符後，就只會分割成上下兩部分區域。

5. 點選「頁面佈局」選項卡，點選「分隔符」下的「插入分頁符」。

6. 完成之後，「VIC」地區的資料就會重新放置在新的一頁中，與「NSW」的資料分開在不同的頁面。

7. 如果我們想要移除分頁符，同樣在「頁面佈局」選項卡下的「分隔符」中點選「刪除分頁符」即可。

以上例項是將資料分成兩部分，接下來我們來看一個稍微複雜一些的例項。

我們先看一下資料表格的「Total」這一列資料，使用了「條件格式」下「圖示集」中的「五向箭頭」。

我們需要按照箭頭圖示分割成五個不同的趨勢的資料。

1. 先對資料進行重排：點選「資料」選項卡下的降序。

2. 我們這次使用「分頁預覽」檢視來對我們的資料表格進行分頁。

點選狀態列的「分頁預覽」檢視按鈕。

當處於「分頁預覽」檢視下時，我們看到工作表中的藍色虛線，這些是自動分頁符。然而這些虛線是可以移動的。

3. 我們將處於第48和49行之間的自動分頁符上移。

移至第8和9行之間（區分開第一和第二個箭頭圖示的資料），此時分頁符變成藍色實線，意味著這是一條手動分頁符。

4. 同理，我們手動設定好區分其他箭頭圖示資料的分頁符。

5. 當我們再次使用「頁面佈局」檢視檢視資料表時，可以更清楚地看到，不同箭頭圖示的資料分佈在不同的頁面中。

最後，我們來看一下分頁預覽與「頁面佈局」選項卡下的「縮放比例」之間的關係。

如果我們要移除所有的分頁符，可以點選「頁面佈局」選項卡下「分隔符」下的「重設所有分頁符」，同時注意在未重設分頁符之前，縮放比例為「79%」。

點選「重設所有分頁符」之後，縮放比例即刻恢復到100%。

由此可看出，進行分頁時，實際上也會對縮放比例產生影響。

總結：

1. 在上一期和這一期中，我們分別講到兩種不同的檢視下設定頁面：狀態列中的「頁面佈局」和「分頁預覽」檢視。

2. 兩種檢視下都會用到「頁面佈局」選項卡下的各種工具按鈕。

3. 注意區分「頁面佈局」檢視和選項卡的不同。

關於以上內容，如果你有任何想法或疑問，歡迎評論區交流！

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