Word有哪些技巧

知道文字怎麼批次轉表格嗎？word文件如何快速轉化為excel表格？文件文字怎樣才能排版更加清晰、職場小白超需要的Word的技巧，小編在這裡為大家一一介紹， 

【01】一堆文字批次轉表格

想要在 Excel 中製作一份全國省份（自治區）的列表，但是只找到一段文字的版本，怎麼辦才好？

在 Excel 要轉成列表其實也不難，只需要按照逗號分列，就會拆成每個省份（自治區）填一個單元格的一行資料。再複製，選擇性貼上，轉置，便能得到一列省份資料。

但是放到 Word 裡，會更加簡單。

 

什麼？要按 5 個一行排列？

貌似只能放到Excel裡，借用公式的力量了。

然而，很多人並不知道 Word 還有一個絕技：

文字轉表格，可以按分隔符以及指定行列數轉換。

 

Word 文書處理的活兒實在太好了，好到被很多人忽略。

假如你能靈活掌握 Word 的查詢替換、文字排版技能，甚至能助你少學點 Excel 公式。

【02】列印內容多一頁，如何省紙？

進入【預覽列印編輯模式】，點選【減少一頁】。

如果你第二頁只有一點內容，Word 自動在盡量不影響效果的情況下將將它們縮成一頁。

注意！Word 其實是通過縮小文字字號和間距來嘗試減少頁數，所以成功後字號和間距會變小。

當然，如果內容太多，減少一頁會失敗。這時候你可能就要手動調整頁邊距和字型大小了。

如果你無法找到【預覽列印編輯模式】，可以通過以下方式新增

開啟「自定義功能區」還有更快捷的方式，可以直接滑鼠右邊任意點選選單欄的索引標籤

【03】如何只列印文件中的某些段落文字

你也許知道，可以列印製定頁面。

可是，如果只列印第二段文字呢？

很簡單只要選中需要列印的內容，在列印時選擇【列印所選內容】就可以啦~

【04】Word中的分屏功能，了解一下

手機有個分屏功能，可以聊天看視訊兩不誤，你知道Word也有分屏功能，讓你一份文件輕鬆可以上下對照，不用滾來滾去！

【05】生僻字、英文讀不懂怎麼破？用Word就夠了！

不認識的字怎麼讀，還沒法聯網？

女神今天發來一條微信，說如果我不用百度，能全部唸出來，她就跟我嘿嘿嘿，我看了一眼，給了她一個迷之微笑，立馬念了出來，不用百度只用Word，快點學起來！

英文單詞不認識？Word來教你！

閱讀英文文件最煩的事是遇到不認識的單詞，總要複製-貼上-翻譯，麻煩。要是沒網就更麻煩！

開啟Word 的“英漢詞典”，讓你一秒翻譯，不用上網~

【06】如何一鍵速查修改痕跡

我們用Word做方案，可能經常會碰到這種情況，把文件發給老大或者其他同事審閱，結果一通修改，直接把最終的文件丟回來……

還沒有任何標註的痕跡，怎麼知道改了哪裡呢？

萬字長文，如果真的要兩份文件逐字比對，熬夜通宵都找不完。

Word中有一個很貼心的功能，叫比較文件。

在審閱選單下，開啟比較視窗，選定修改前後的文件，點選確定，就能讓修改痕跡無所遁形。

【07】用Word批次列印獎狀、證書、邀請函

以前搞企業文化活動，經常要做一件事情，每個月做、每半年要做，每個年底也要做。

就是列印獎狀、邀請函、席位卡，一打就是幾十份，上百份。

為了偷懶，就找到了一個絕佳的偷懶妙招 —— 合併郵件。

用這個功能，我只要花10幾分鐘把模板做好，然後把獲獎人員的資訊表準備好，按下列印鍵，就坐等獎狀列印出來，悠閒的去喝杯咖啡。

合併郵件的基本原理就是：

① 所有相同的內容，做一份Word模板

② 所有不同的內容，做一份Excel資訊表

③ 將Excel中的列標題，以域的形式插入到Word模板中

設定完，馬上就可以預覽到每一份獎狀最終效果，一鍵傳送到印表機，就可以一次性列印出成百上千份，有多少列印多少，只需一次操作。

而且下一次要用，完全不用修改模板，直接修改Excel表裡的人員資訊就可以了。

那個酸爽啊。

這一招還可以用來列印工資條、證書、胸卡、席位牌、信封、請柬 等等等……

簡直就是大規模殺傷武器。

【08】一個被 80% 職場小白忽視的文件排版大殺器！

學好 Word 排版，最應該掌握核心技能——樣式。

如果只推薦一個普通人最應該掌握的Word技能，非它莫屬。

這是一個被 80% 職場小白忽視的文件排版大殺器！（樣式就是下面這個東西，你認識不？）

【09】Word轉Excel，資料處理才能更快！

在我們工作中，有時候會遇到一些統計資訊。

比如統計人事資訊，最後資訊統計到 Word 裡，可能就是這個樣子：

可是交給老闆要求是 Excel 表格，怎麼辦呢？

別怕，簡單兩步，我們就可以將 Word 資訊處理成 Excel 表格格式。

? 將資訊複製到 Excel 中

開啟 Excel，將 Word 資訊復製貼上到 Excel 中，可以看到，每行資訊在同一個單元格。

在 Excel 中對文字資訊進行拆分，就可以輕鬆搞定 Word 文件轉換 Excel~

選中該列，選擇【資料】-【分列】，在彈出的選項框中，【分隔符號】下勾選【其他】，手動輸入中文輸入法的逗號，點選確定。

看，利用 Excel 的資料合併拆分功能，處理資訊是不是超級快！

【10】Word文件使用微軟雅黑字型導致行間距太大怎麼破？

用微軟雅黑字型的時候，行間距調到最小倍數，依然隔得遠，用過的都懂……

其實在段落設定的小窗裡，取消一個選項就立馬變緊湊：

動圖演示：

【11】如何在Word中內建一頁PPT

習慣使用PPT的人，使用Word會多有不習慣，比如繪製框圖或者多元素要批次處理，PPT中可以一鍵框選，而Word不能……

很簡單，只要先通過【插入】-【形狀】，先先插入畫布。

然後將形狀或其他元素放到畫布裡，就可以通過滑鼠選框選擇多個物件了，就像在Word中內建一頁PPT。

源自：秦陽