怎麼提高檔案審閱效率

2020-07-14 14:34:00

每天看大量文件，文字都變得密密麻麻眼花繚亂的了，下面將為你介紹幾種方法快速提升文件審閱效率，輕鬆解放你的雙手也眼睛，需要的小夥伴一起看下去吧！

有時候Word文件內容較多，查閱時會很不方便。我們可以給文件設定一個“自動化折疊按鈕”，只需點選標題就可以展開或折疊文件的主要內容，不論是摺疊還是展開，都能隨心所欲，讓頁面變得清新簡單。

具體操作：

① 先設定級別

首先，我們要知道，Word內容的折疊/展開功能，是基於大綱級別進行設定的，那麼我們第一步就要先為文字設定級別，這裡，我們可以通過Word內建樣式來設定。

以下面的Word文件為例，選中所有標題，然後點選【樣式】，選擇【標題1】的樣式，這樣就設定好級別了。

② 再設定折疊規則

按【Ctrl+A】鍵全選所有內容，點選滑鼠右鍵，在彈出的選單欄中選擇【折疊/展開】，在下級子選單裡選中【折疊標題】或者【折疊所有標題】即可。

③ 進行效果測試

此時，我們看到除了歌名，所有的內容都被折疊起來。點選標題左側的三角符號，可展開/摺疊內容。

技巧提示：文件內容可以通過折疊，使頁面疏朗有致。有時候，如果我們只是單純的審閱文件，還可以將佔了介面六分之一的功能區折疊起來，騰出更多的顯示空間，給到我們的文件內容。

使用滑鼠左鍵雙擊任意索引標籤名稱，即可展開或者折疊功能區。注意，按【Ctrl+F1】鍵同樣可以輕鬆摺疊/展開功能區。

除了在文件頁面和Word介面上進行設定之外，我們還可以借用小工具“書籤”，來提高文件審閱效率。就像平時我們所用的閱讀便利貼，“書籤”能夠隨時幫我們進行記憶、靶向定位。

具體操作：

① 點選【插入】-【連結】-【書籤】，在彈出的“書籤”對話方塊中為書籤命名。同時，可以根據名稱或位置對書籤進行排序，然後點選【新增】按鈕。

② 在需要審閱某節內容時，開啟【書籤】列表，選擇對應的書籤進行定位，就可以跳轉到對應內容。

檔案看多了，大腦CPU過度使用，看到後面忘了前面，要怎麼辦？可開啟“導航窗格”，讓它為你導航，想看哪就點哪，超級方便。

① 導航窗格之標題導航

審閱長文件時，最煩惱的就是要在不同章節來回檢視，這個時候，我們只需要開啟【導航窗格】，在【標題】導航下點選標題內容，進行任意跳轉。

注意：利用標題導航，同樣需要文件有套用標題樣式，或者設定大綱級別的，才能實現。

② 導航窗格之頁面導航

對於沒有套用標題樣式，或未設定大綱級別的文件，想要快速審閱內容，可以通過【導航窗格】裡的“頁面”導航，進行頁面定位檢視。

③ 導航窗格之結果導航

如果你想要查閱文件中某個具體內容（如文字、註腳、批註、圖形、公式等）時，就可用【導航窗格】裡的【結果】導航，快速搜尋內容。

對於幾十甚至上百頁的文件，如果需要仔細審閱，看不了幾頁，可能大腦和眼睛就會同時 “抗議吶喊”。

這時，用上下面這一招，可解放雙眼，用耳朵代替眼睛“看”文件，還能治語句不通順的毛病。

具體操作：

① 單擊【檔案】-【選項】，在“Word選項”對話方塊中選擇【快速存取工具列】索引標籤，選擇【下列位置選擇命令】-【不在功能區中的命令】-【朗讀】命令，點選【新增】按鈕，將【朗讀】功能新增到快速存取工具列，點選“確定”按鈕。

② 選擇需要閱讀的內容，點選快速存取工具列裡的【朗讀】按鈕，可直接朗讀所選文字，輕鬆切換到“聽書”模式。