Word排版的五個實用高階技巧

上個月，一同事在編製一份“高大上”的Word報告時遇到排版上的難題，我有幸助其解決了難題。現在，盡自己所能，把Word排版中個人覺得實用性很強、應用難度較高的5大進階技巧分享給大家，希望能幫助大家快速上手Word排版。（注意：本文以《南纖公司2016年技能比武方案》為例，所有操作均以2013版Office為準，不同版本的Office在具體操作上會有稍許不同。）

一、分節-找到進階之路的入口

分節是Word排版中最為關鍵也是很容易忽視的一個技巧，是頁碼、目錄、頁首頁尾等操作的基礎，分節的妙用注意看後面幾個部分，此處只介紹如何“分節”。

首先，為什麼要分節？分節是為了將一個由多部分內容組成的大篇幅文章在結構上分成多個小節，讓電腦程式知道每一部分起於何處而又終於何處。

其次，怎麼分節？比武方案中有1個總體方案和13個專項方案，也就是說共14個小節，那我需要在每一部分的結尾處插入分節符（路徑：頁面布局>分隔符>分節符>下一頁，如下圖所示），重複此操作，完成全篇的分節。

二、標題-為每個小節起個名字

光整個文章有題目還不行，每個小節都要有名字，而且是電腦程式認得出來的名字，讓電腦程式得知道這是標題，而不是普通的正文。

如何編寫標題？選中該小節的題目，在開始選單的標題列內點選“標題1”，讓題目變成電腦可以認出來的標題。（見下圖）

你可以根據自己喜好對標題1的格式進行修改，操作路徑：右鍵點選“標題1”。（見下圖）

重複這一操作，為每小節設定標題。

三、頁首-為報告新增導航功能

通常，我們看到的Word報告頁首就是個報告的題目，但是我們在看正規出版物時，奇數頁首和偶數頁首通常是不一樣的，偶數頁首通常是報告的總標題，奇數頁首則是各小節的標題，讓讀者清楚地知道目前讀的是哪一部分，就像是導航一樣。那我們不禁會問：如何實現這一專業效果？

點選選單欄“插入”，點選“頁首”，點選“空白”，得到的效果是這樣的：

正常來說，我們只要在【在此處鍵入】處輸入我們想要的標題就可以了，但是如果我們如果想實現奇數頁首顯示小節標題的話，那在這個例子中，我們就需要輸入14個小節標題，且需要設定每節不同（具體設定下面再講），效率很低。如何快速實現？注意：見證奇蹟的時刻即將到來。頁首處於編輯狀態時，點選“插入”，點選“文件部件”，選擇“域”，在彈出框中選擇“StyleRef”，在域屬性中選擇“標題1”（“標題1”這個名字很熟悉有木有，就是前文中我們為每小節新增的標題），點選“確定”。

奇蹟誕生。注意看，頁首是不是變成第一小節的標題”總體方案“了，其它小節也是變成小節標題，是不是異常地高效簡捷。（大家注意留意在頁首的右下角有個提示框”與上一節相同“，這是什麼鬼？下文有講解）

 

我們通覽全文，發現奇偶頁頁首是一樣的，都是小節的標題內容。可是說好的偶數頁顯示總標題呢？

雙擊頁首後就自動進入“設計”選單，點選“奇偶頁不同”後，偶數頁的頁首神奇般地消失了。這時，滑鼠游標自動移到了偶數頁頁首處，它的意思是“主人，快來給我起個名字”，然後你就可以愉快地輸入“南纖公司2016年技能比武方案”，偶數頁頁首就變成總標題了。

這樣就結束了？我們都是有追求的人，奇偶頁頁首都頂在中間，不符合我們專業的身份啊，於是，奇數頁頁首右對齊，偶數頁頁首左對齊（不要問我為什麼要這麼對齊，自己動手倒過來試試就行了，效果跟鬥雞眼差不多，哈哈）

四、頁碼-給每一頁設個身份證號

頁碼是Word排版的基礎功能。什麼？你問我怎麼插入頁碼？等我10分鐘，讓我吐會兒血。

好，你終於插好了頁碼。你會問：偶數頁的頁碼被什麼怪物吃了？為什麼只有奇數頁才有頁碼？還記得，我們剛才將頁首設定成了奇偶不同了麼？通常頁碼是設定在頁面底端的，也就成了頁尾，頁尾是頁首的跟班小弟，頁首奇偶不同了，頁尾不敢不從啊。插入頁碼時預設的是從第一頁開始，由於設定了奇偶不同，剛才的插入頁碼只是在奇數頁插入了頁碼。怎麼解決？雙擊偶數頁頁尾處，插入頁碼即可，跟編輯偶數頁頁首一個道理。

受過論文煎熬的人會問：論文要求設定封面，可是又要求封面不設頁碼，“臣妾做不到啊”。怎麼辦？

用分節符插入一個空白頁面作封面，在空白頁上編輯好你要的封面。然後你發現，封面有頁碼啊，原來的正文第一頁變成第二頁了。很簡單，雙擊你第三頁（為什麼是第三頁？等會兒來解釋）的頁尾，選單欄自動進入“設計”選單，注意看頁首右側的顯示“與上一節相同”，說明，現在的頁尾和剛才插入的封面那一節是連結在一起的，此時點選 “連結到上一條頁首”，即將兩節間的連結取消，“與上一節相同”的提示也就不見了。

 

然後點選“頁碼”，選擇“設定頁碼格式”，將頁碼編碼由“續前節”改成“起始頁碼”，並將起始頁碼設成“1”。再將游標移到封面頁的頁尾處，選擇“頁碼”後點選“刪除頁碼”。大功告成。封面無頁碼，正文頁碼從1開始。

現在來解釋，剛才為什麼對第三頁進行操作。因為，我們想改變封面頁（第一頁）的設定，由於設定了奇偶頁不同，只能在奇數頁操作。

五、目錄-為你的報告繪製遊覽地圖

通常幾頁的Word不需要目錄，但是類似技能比武方案，全文50多頁，共14個小節的報告，目錄對於“不將就”的人來說是必須的。怎麼設定目錄？不要告訴我，你已經挽起衣袖，準備開始敲鍵盤了。事實上，設定目錄根本不需要鍵盤。

在封面頁最後處插入分節符（如果不會，請回頭重溫如何分節）。將滑鼠移到剛得到的空白頁上，在選單欄點選”參照“，選擇”目錄“，選擇”自動目錄1“。

又是一個見證奇蹟的時刻，得到的效果如下。再稍加美化，專業的目錄就呈現在眼前。自動目錄還有一個好處就是，如果正文中的頁碼或標題發生變化，你只要右鍵點選目錄，選擇”更新域“即可自動更新目錄，無需手動修改。

Word是個很強大的工具，用好這個工具可以極大地便利我們的日常工作。與很多其它工具一樣，學習的過程是耗時的，也是痛苦的，但結果會告訴你，磨刀不誤砍柴工；不斷地學習並掌握日常工作所需的工具，就像是在森林裡，你有鋸子可以鋸，有斧子可以砍，有鐮刀可以割，甚至是有伐木機可以無往而不利。學習需要的是行動派，與其買一百本教材卻束之高閣，不如在工作之中或之餘，抓住一切機會，用好已知工具，探索未知工具，不斷豐富自己的工具箱。