word裡使用修訂和批註功能需要注意什麼

日常工作中，我們總會需要修訂或者審閱一些文件，那麼這時候就會出現各種問題，下面將會介紹大家經常會遇到的難題，並詳細的解釋清楚，理順操作步驟，一起看下去吧！

1：修訂功能被別人關閉了，修改痕跡全部GG！

文件中的修訂功能，在預設情況下為所有使用者都可以關閉（其方法為：單擊【修訂】按鈕下方的下拉按鈕 ，在彈出的下拉選單中選擇【修訂】選項）。為了防止他人隨意關閉修訂功能，為審閱工作帶來不便，用戶可使用鎖定修訂功能，具體操作步驟如下。

Step1 鎖定修訂。

在【修訂】組中單擊【修訂】按鈕下方的下拉按鈕，在彈出的下拉選單中選擇【鎖定修訂】選項。

Step2 輸入密碼。

開啟【鎖定修訂】對話方塊，設定密碼，單擊【確定】按鈕即可。

設定鎖定修訂後，若需要關閉修訂，則需要先解除鎖定。單擊【修訂】按鈕下方的下拉按鈕 ，在彈出的下拉選單中選擇【鎖定修訂】選項，在彈出的【解除鎖定跟蹤】對話方塊中輸入事先設定的密碼，然後單擊【確定】按鈕，即可解除鎖定。

2：全世界的批注都是“Administrator”寫的

在文件中插入批註後，批註框中會顯示審閱者的名字（預設是“Administrator”）。此外，對文件做出修訂後，將滑鼠指標指向某條修訂，會在彈出的指示框中顯示審閱者的名字。根據操作需要，可以修改審閱者的名字，具體操作方法為：打【Word 選 項】 對 話 框，在【 常規】索引標籤的【對 Microsoft Office 進行個性化設定】欄中，設定使用者名稱及縮寫，單擊【確定】按鈕即可。

3：想要批次刪除指定審閱者插入的批註，結果只能一條一條刪

在審閱文件時，有時會有多個審閱者在文件中插入批註，如果只需要刪除某個審閱者插入的批註，可按下面的操作步驟實現。Step1 選擇需要顯示的審閱者。

切換到【審閱】索引標籤，在【修訂】組中單擊【顯示標記】按鈕，在彈出的下拉選單中選擇【特定人員】選項，在彈出的級聯選單中設定需要顯示的審閱者，本例中由於只需要顯示【LAN】的批註，因此選擇【yangxue】選項，以取消該選項的選中狀態。

Step2 刪除特定人員的批註。

此時的文件中將只顯示審閱者“LAN”的批註，在【批注】組中單擊【刪除】按鈕下方的下拉按鈕 ，在彈出的下拉選單中選擇【刪除所有顯示的批註】選項，即可刪除審閱者“LAN”插入的所有批注。

4：用了一輩子Word，卻不會使用審閱窗格檢視批注和修訂

檢視文件中的批注和修訂，通過審閱窗格也是可以的，具體操作步驟如下。Step1 選擇水平審閱窗格。

切換到【審閱】索引標籤，在【修訂】組中單擊【審閱窗格】按鈕右側的下拉按鈕，在彈出的下拉選單中提供了【垂直審閱窗格】和【水平審閱窗格】兩種形式，用戶可自由選擇，這裡選擇【水平審閱窗格】。

Step2 在水平審閱窗格中檢視修訂。

此時，在視窗下方的審閱窗格中可檢視文件中的批註與修訂。

Step3 定位到特定的批註或修訂中。

在審閱窗格中將文字插入點定位到某條批註或修訂中，文件也會自動跳轉到相應的位置。

以上都是需要注意的地方哦，小夥伴們看完之後一定要熟記於心，以免犯這樣的錯誤哦！