文秘必備知識 | Word打造屬於自己的專屬模板

2020-07-14 14:34:08

經常會有一些在公司、醫院、政府機關等地方上班的學員會問我這樣一個問題，他們平常需要列印出來的內容都需要統一規範格式的排版，比如抬頭永遠需要加LOGO和機構名稱，某些固定位置要加一些固定文字和樣式，還有的是必須要有一個表格，底部需要加簽字和時間等等。很多都是重複性的內容，如果每次去重做，那太浪費時間了，所有呢，大部分都是將之前用過的文件，拿來修改一下再使用。

一般在某些單位上班的話，單位肯定是需要規範文件格式的。在這種情況下呢！我會建議製作一份或多份屬於自己單位的專屬模板，日後要用，直接新建製作好的模板，新增內容即可使用，既方便，又省時。

製作模板

步驟一、首先，新建一個空白文件，然後製作一份平常使用的標準模板。舉例說明，如下圖是我製作好的一份模板。

使用開發工具

步驟一、如果你的Word沒有顯示開發工具，你可以點選【檔案】-【選項】-【自定義功能區】，在右邊的【自定義功能區】中選擇【主索引標籤】，然後在下面找到【開發工具】將其勾選上確定，即可顯示。

固定內容設定

步驟一、有些地方可能永遠不會改變，比如抬頭機構名稱，永遠是在固定地方，不會去修改改變它。首先，選中抬頭，點選【開發工具】索引標籤，在【控制元件】選項組中選擇【純文字內容控制元件】。這個時候，機構名稱就會被控制元件圈起來。（可以放心，這個邊框是無法被列印出來的）

步驟二、接著，點選【開發工具】中的【控制元件】-【屬性】。在彈出的【內容控制元件屬性】視窗中，我們在標題裡面輸入【機構名稱】這幾個字，當然，你也可以輸入其他文字內容（說明：這個地方輸入的內容主要起到提示作用，是不會被列印出來的，你也可以不輸入）。在下面的【鎖定】處，將【無法刪除內容控制元件】和【無法編輯內容】勾選上，然後確定（說明：這裡勾選這兩個選項主要是不能修改和不能刪除的意思）。當然，如果你想刪除或想修改，可以再進來取消這兩個勾選選項。

步驟三、修改好了，我們來看下，邊框上會顯示此處的標題，內容你是無法編輯或刪除的。

部分固定，部分修改設定

步驟一、在有些地方，可能是一段文字，有固定不需要修改地方，也有不固定日後需要修改的地方。如下圖所示，我們把不固定的地方打叉×；固定的地方輸入固定的文字內容。

步驟二、將需要固定的文字內容部分選中，然後插入【純文字內容控制元件】，然後按照前一個步驟進行設定，將【無法刪除】【無法編輯】勾選上。

關於日期控制元件

步驟一、底部日期是必不可少的，Word中有專門的日期控制元件，我們可以利用一下。選中底部的日期，然後選中【日期選取器內容控制元件】。

步驟二、日期的格式我們還需要進一步設定，點選進入【屬性】，在【日期顯示方式】中預設是【yyyy/M/d】這樣的，我們將其修改成【yyyy年M月d日】，或者你也可以選擇自己想要的格式，它在下面也為我們提供很多種格式。

步驟三、此後，你只需點選日期旁邊的下拉三角按鈕，就可以進行調整日期。

正文部分

步驟一、正文部分不建議使用控制元件，這裡我建議使用空白文字方塊填充整個正文部分，然後將其填充和輪廓都設為透明色即可。為什麼呢？因為正文部分是不確定內容的，內容或多或少，如果使用控制元件，那麼我們在輸入很多文字的時候，它會自動迴車，而導致我們底部的內容溢位到下一頁。如果使用文字方塊拖滿整個正文部分，就不會出現這種情況。所以，易老師建議還是使用文字方塊比較好。