Word2019檔案中修訂功能的使用方法

2020-07-14 14:34:09

如果要跟蹤對Word2019文件的所有修改，了解修改的過程，可啟用修訂功能來修訂文件。本文講述了Word2019文件中修訂功能的使用方法。

1、啟用修訂

開啟原始檔案，在“審閱”索引標籤下單擊修訂”組中的“修訂”下三角按鈕，在展開的下拉選單中單擊“修訂”選項，如下圖所示。

2、檢視修訂文字的效果

此時進入修訂狀態，用戶可以參照批注對文件進行修改，刪除和插入的內容均會被標記出來，如下圖所示。

3、開啟審閱窗格

如果要檢視修訂的內容，可在“修訂”組中單擊“審閱窗格”右側的下三角按鈕，在展開的下拉選單中選擇審閱窗格樣式，如單擊“垂直審閱窗格”選項，如下圖所示。

4、檢視修訂的明細

此時在文件的左側顯示了垂直審閱窗格，在該窗格中可以檢視所有的批註內容和修訂內容，如下圖所示。

5、接受修訂

如果確認文中的修訂均正確，在“更改”組中單擊“接受”下三角按鈕，在展開的列表中單擊“接受所有修訂”選項，如右圖所示。

6、檢視接受修訂的效果

此時接受了所有修訂，修訂的標記被清除，如下圖所示。

合併多位審閱者修訂的文件

有時文件可能會被多個審閱者修訂，若要進行文件修改就比較麻煩，此時可以使用“合併”文件功能將多個修訂合併到一個文件中。只需要在“審閱”索引標籤下單擊“比較”按鈕，在展開的下拉選單中單擊“合併”選項，彈出“合併文件”對話方塊，設定原文件和修訂的文件後，單擊“確定”按鈕即可。

7、刪除批註

完成修訂後，文件中的批注就沒用了，在“批註”組中單擊“刪除”下三角按鈕，在展開的列表中單擊“刪除文件中的所有批注”選項，如下圖所示。

8、退出修訂狀態

此時文件中的所有批注被刪除。最後在“修訂”組中單擊“修訂”按鈕，結束文件的修訂狀態，如下圖所示。

更改批注和修訂選項

在Word中，預設的批注和修訂格式是可以更改的。在“審閱”索引標籤下單擊“修訂”組中的對話方塊啟動器，彈出“修訂選項”對話方塊，單擊其中的“高階選項”按鈕，在彈出的對話方塊中可自定義插入和刪除內容的標記樣式和顏色、批註框樣式等。