Excel文字批次錄入的方法

下面這篇文章將教你如何快速生成批次文字的方法，比如使用下拉式選單，或者用數位來代替一長串數位，再或者讓文字向數位一樣有規律的填充呢。保證您看完之後收穫滿滿！

1.使用下拉式選單錄入文字

Excel有【資料驗證】功能。利用這個功能，規定單元格內只允許錄入固定的文字，再通過下拉式選單選擇的方式快速選擇文字。不僅便捷，且防止錄入文字出錯。

這種方法適合數量在5種以內的文字序列。如在客戶調查表中錄入“滿意”、“一般”、“不滿意”三種文字。操作方法如下面的動圖所示：

Step1：選中需要錄入文字的單元格，單擊【數位】索引標籤下的【資料驗證】選項。

Step2；選擇驗證條件為【序列】，在【來源】文字方塊中輸入文字序列。注意文字與文字之間要用英文逗號隔開。

Step3：完成資料驗證設定後，就可以通過下拉式選單的方式選擇不同的文字錄入了。

2.使用自動更正法錄入文字

設定Excel的自動更正功能，可以為字數較長的一串文字指定一個“數位程式碼”，提高錄入效率。

例如用“1”代表“北京科技大學”，用“2”代表“昆明理工大學”，操作方法如下面的動圖所示：

Step1：單擊【檔案】選單中的【選項】按鈕，開啟【Excel選項】對話方塊。

Step2：在【校對】索引標籤下單擊【自動更正選項】按鈕。

Step3：輸入數位及對應的更正文字，單擊【新增】按鈕。

Step4：新增完更正選項後，單擊【確定】按鈕關閉對話方塊。此時就可以在表格中輸入數位，數位就會自動更正為文字。

使用完這種方法後一定要將設定還原哦！

3.使用批次新增法

如果需要為單元格中的內容新增相同的文字內容，如在“四川”、“貴州”等內容後面新增一個“省”字。可以使用以現在資料為基礎，生成自定義資料序列。操作方法如下面的動圖所示：

Step1：選中需要批次新增文字的單元格，開啟【設定單元格格式】對話方塊。

Step2：選擇【自定義】格式，輸入“@”省””字。其中“@”代表任意字元，輸入的內容表示要有任意字元後面加一個“省”字。注意“省”的雙引號要在英文狀態下輸入。

4.自定義序列法

熟悉Excel的人都知道，Excel【填充序列】功能，即根據錄入資料的規律進行填充。如輸入“1”，再使用【填充序列】功能，就可以快速填充“2、3、4……”資料。

可惜文字沒有這樣的規律——如果為文字定義這樣的規律呢？

答案是肯定的。例如現在需要統計不同車間不同日期的產量，需要重複錄入車間的名稱。操作方法如下面的動圖所示：

Stel1：開啟【Excel選項】對話方塊，切換到【高階】索引標籤下，單擊【編輯自定義列表】按鈕。

Step2：輸入車間名稱，注意名稱之間用英文逗號相隔。

Step3：在單元格中輸入第一個車間的名稱，將滑鼠放到單元格右下方，按住滑鼠左鍵不放往拖動，車間名稱按照設定好的序列完成了填充。是不是超級方便呢！