Excel排序小技巧

excel中自動排序使用好了可以讓你事半功倍，那麼排序都有哪些需要注意的或者其中有什麼小技巧呢？下面將為你一一舉例，告訴你他到底藏了多少小秘密哦。一定要仔細看下去呀！

一、擴充套件選區

如圖1所示拍好序列表

圖1

“但是排完以後，卻變成了這個樣子。數位排好了，姓名卻沒跟著數位變，姓名和序號全亂了。”

圖2

“出現這個問題，你一定是沒有擴充套件選區。通常在表格中選中某列資料進行排序時，會彈出這樣一個視窗”，如圖3所示。

圖3

一般預設選擇“擴充套件選定區域”再單擊 “排序”，就可以完成整體的排序。或者在排序之前，先選中整個資料區域，再點選排序，也可以完成整體的排序，並且不會再彈出這個提醒視窗。

二、多列排序的主次關鍵字

我們在進行多列排序的時候，經常會碰到這樣一類問題：如果有兩列資料都需要進行排序，我們怎麼區分主次呢？如圖4所示，需要將下面這張表先按照“部門”排序，再按照“區域”排序。

圖4

這時候先不要直接點選“升序”、“降序”按鈕，而是先單擊“排序”按鈕，如圖5所示。

圖5

開啟之後，如圖6所示。

圖6

我們把需要設定的排序條件都新增進設定框內，新增完一個條件之後，單擊“新增條件”就可以新增第2個條件，如圖7所示。

圖7

設定完成後單擊 “確定”，就可以得到一個先按“區域”排序，再按“部門”排序的表格，如圖8所示。

圖8

由於我們開始要做的是一個先按“部門”排序，再按“區域”排序的表格，想要達到這一效果，就需要變更主次關鍵字。怎麼變更呢？只需單擊排序視窗的小三角即可，如圖9所示。

圖9

在這裡我們選中“主要關鍵字”行，單擊“向下”箭頭，最後“確定”，就可以達到我們最初想要的排序效果。如圖10所示。

圖10

三、按顏色排序

“苗老師，我又碰到了個問題”，小白又發來了一張表，她說：“我有一些單元格標了黃色的底色，現在想把黃色的部分和沒有底色的分開要怎麼辦？我複製插入都做了好久了。”

“排序呀，你這樣一條一條的複製插入，做到明天也做不完。”

“這個也能排序嗎？是要用函數嗎？”

“不用。其實這個功能就在排序裡，只是你平時沒有留意。”

說著開啟了她的表，如圖11所示。

圖11

在“資料”索引標籤中，點選“排序”，進入“排序”的設定框。由於我們的資料是有標題的，所以要勾上“資料包含標題”。接著把“排序依據”設定為“單元格顏色”，“次序”可以根據需求，選擇是先排有顏色的資料，還是無顏色的資料。這裡我們設定將有顏色的單元格排在頂端。如圖12所示。

圖12

單擊“確定”之後，就可以把有顏色的單元格和無顏色的單元格分開了，如圖13所示

圖13

其實在“排序依據”裡，還有其他的選項，比如按字型顏色排序等，大家下來可以自己試試。如圖14所示

圖14

四、自定義排序

其實，除了上述講到的排序外，還一個最容易被大家忽略的功能，就是“自定義排序”，它同樣被隱藏在“排序”的介面裡。如圖15所示。

圖15

我們可以對數位排序，對文字排序，但如果我們需要對特定的內容進行排序，怎麼辦呢？例如各地分公司的列表，公司內職位和領導的序列等，它們都有特定的順序，在平時的工作中又經常需要被製作或排列。下圖是我們公司裡的部門順序，假設它被打亂了，要怎麼讓它恢復成正常的順序呢？

圖16

此時用普通的升序、降序肯定是辦不到的，所以這個序列需要我們自己來設定。我們在排序設定框中，點選“自定義序列”，開啟自定義序列的設定框，如圖17所示。

圖17

在“輸入序列”的區域中，製作我們需要的序列。比如我們要做一個部門的序列，在“輸入序列”的區域中，按照順序依次輸入部門名稱，每個部門名稱按確認鍵分隔。輸入完成後單擊“新增”，在左側的“自定義序列”中就會出現剛剛新增的序列。如圖18所示。

圖18

設定完成後，只需在排序設定框中，選擇“自定義序列”，點選設定好的部門序列，資料就可以按照我們設定的順序進行排序了。如GIF19所示。

GIF19

有沒有感覺超級實用呢？學會這些方法，你在也不用去問別人了，自己就可以快速高效的完成工作啦。