在Excel中使用公式來實現資料快速錄入的3種方法

在Excel中錄入資料時，為了提高錄入效率，用戶往往希望能夠在錄入關鍵資料後自動錄入其他對應的資料。實現這種快速錄入的方法很多，本文介紹在Excel中使用公式來實現資料快速錄入的3種方法。

1、啟動Excel並開啟工作簿，工作簿中“工資表”的結構如圖1所示。開啟“統計表1”工作表，選擇B3:I20單元格區域，在編輯列中輸入公式“=IF($A3="","",VLOOKUP($A3,工資表!$A:$I,MATCH(B$2,工資表!$2:$2,0),0))”，按Ctrl+Enter鍵結束公式輸入。在A3單元格中輸入員工編號，則其右側相應單元格中將自動輸入對應的資訊，如圖2所示。

圖1　“工資表”的結構

圖2　使用VLOOKUP()函數和MATCH()函數獲得資訊

提示

MATCH()函數可以在單元格區域中搜尋指定項，並返回該項在單元格區域中的相對位置。VLOOKUP()函數可以搜尋單元格區域的第一列，然後返回該區域相同行上單元格中的值。在這裡，使用MATCH()函數在“工資表”的第2行獲取對應欄位的位置列號，使用VLOOKUP()函數在“工資表”的A列搜尋對應的員工編號並返回編號所定義行的資訊，這樣就可以實現輸入編號後的資訊自動錄入。

2、開啟“統計表2”工作表，選擇B3:I20單元格區域，在編輯列中輸入公式“=IF($A3="","",HLOOKUP(B$2,工資表!$A$2:$I$20,MATCH($A3,工資表!$A$2:$A$20,0)，01)”，按Ctrl+Enter鍵結束公式輸入。在A3單元格中輸入員工編號，則其右側的單元格中自動錄入其他資訊，如圖3所示。

圖3　使用HLOOKUP()函數和MATCH()函數獲取資訊

提示

HLOOKUP()函數在表格或數值陣列的首行查詢指定的數值，其可以在表格或陣列中指定行同一列中返回一個數值。其與VLOOKUP()函數的區別在於，其是在資料區域的首行搜尋值，返回同一列第N行的值;而VLOOKUP()函數是在資料區域的首列搜尋值，返回同一行第N列的值。在這裡，使用MATCH()函數在“工資表”的A列搜尋員工編號的位置行號，使用HLOOKUP()函數在“工資表”的第2行搜尋列欄位，返回對應列欄位及其資訊，這樣就可以實現輸入編號後的資訊自動錄入。

3、開啟“統計表3”工作表，選擇B3:I20單元格區域，在編輯列中輸入公式“=INDEX(工資表!$A:$I,MATCH($A3,工資表!$A:$A,0),MATCH(B$2,工資表!$2:$2,0))”，按Ctrl+Enter鍵結束公式輸入。在A3單元格中輸入員工編號，則其右側的單元格中自動錄入其他資訊，如圖4所示。

圖4　使用INDEX()函數和MATCH()函數獲取資訊

提示

INDEX()函數可以返回表格或區域中的值或對值的參照。這裡使用兩個MATCH()函數分別獲取員工編號和列欄位的位置列號，然後使用INDEX()函數來參照行列號交叉區域的單元格的內容，這樣就可以實現輸入編號後的資訊自動錄入。