在Excel工作表中實現輸入的記憶選擇的方法

在Excel工作表中輸入資料時，利用資料驗證功能能夠建立下拉選單，用戶可以通過選擇相應的選項來輸入內容，這樣可以實現資料的快速輸入。使用該功能，能夠實現類似於Excel記憶輸入的功能，即隨著輸入內容的增多，自動將增加的內容新增到下拉選單中，在後面輸入時用戶可以直接選擇輸入。本文介紹在Excel工作表中實現輸入的記憶選擇的方法。

1、啟動Excel並開啟Sheet1工作表，選擇A2:A30單元格區域，按Ctrl+L鍵開啟“建立表”對話方塊，在對話方塊中勾選“表包含標題”核取方塊，單擊“確定”按鈕建立一個表，如圖1所示。

圖1　“建立表”對話方塊

2、開啟Sheet2工作表，在A2單元格中輸入公式“=INDEX(Sheet1!A:A,MIN(IF(COUNTIF(A$1:A1,表1[貨品名稱]&""),2^20,ROW(表1))))&""”，如圖2所示。按Ctrl+Shift+Enter鍵結束公式輸入，拖動填充控制柄將公式複製到其下的單元格中。

圖2　在單元格中輸入公式

3、開啟Sheet1工作表，選擇A2:A30單元格區域，在“資料”索引標籤的“資料工具”組中單擊“資料驗證”按鈕開啟“資料驗證”對話方塊。在對話方塊的“設定”索引標籤的“允許”下拉選單中選擇“序列”選項，在“來源”文字方塊中輸入公式"=OFFSET(Sheet2!$A$2,,,COUNTIF(Sheet2!$A:$A,">"""))"，完成設定後單擊“確定”按鈕關閉對話方塊，如圖3所示。

圖3　“資料驗證”對話方塊中的設定

4、此後，在Sheet1工作表的A3:A30單元格區域中輸入資料，輸入的資料將自動新增到下拉選單中，再次輸入時用戶可以直接進行選擇，如圖4所示。在Sheet2工作表的A3:A30單元格區域中將會自動出現已輸入的貨品名稱，如圖5所示。

圖4　在下拉選單中選擇已輸入的貨品名稱

圖5　在Sheet2工作表中新增貨品名稱

提示

這裡，在Sheet2工作表的A列建立了一個放置已輸入貨品名稱的輔助列，在A2單元格的公式中，使用COUNTIF()函數來判斷該單元格中是否已出現了“表1”中的貨品名稱。

當出現某貨品名稱時，返回數值2^20(即Excel 2013的最大行數)，未出現則使用ROW()函數返回表1中對應的貨品名稱行號。使用函數MIN()取得行號或2^20的最小值，使用INDEX()函數獲得單元格的名稱。