在Excel中製作具有聯想能力的下拉選單的方法

利用Excel的資料驗證功能，能夠建立下拉選單方便用戶快速輸入一些常用資料。當可能輸入的資料很多時，從列表中找到需要的資料就不那麼容易了。實際上，可以通過設定獲得類似於輸入法的聯想功能，當在單元格中輸入需要資料的前幾個字元後，在下拉選單中將只顯示以這幾個字元開頭的選項。本文介紹在Excel中製作具有聯想能力的下拉選單的方法。

1、啟動Excel並開啟工作表Sheet2，選擇A1:B15單元格區域，按Ctrl+L鍵開啟“建立表”對話方塊，“表資料的來源”文字方塊中已經輸入了選擇單元格地址，單擊“確定”按鈕建立表，如圖1所示。完成表建立後，對該欄位按升序排序。

圖1　開啟“建立表”對話方塊

2、在Sheet1工作表中選擇A3:A30單元格區域，開啟“資料驗證”對話方塊，在“設定”索引標籤的“允許”下拉選單中選擇“序列”選項，在“來源”文字方塊中輸入公式"=OFFSET(Sheet2!$A$2,MATCH(A3&"*",Sheet2!$A:$A,0)-2,,COUNTIF(Sheet2!$A:$A,A3&"*"))"，如圖2所示；在“出錯警告”索引標籤中取消對“輸入無效資料時顯示出錯警告”核取方塊的勾選，完成設定後單擊“確定”按鈕關閉對話方塊，如圖3所示。

圖2　“設定”索引標籤中的設定

圖3　“出錯警告”索引標籤中的設定

提示

這裡在公式中使用MATCH()函數在Sheet2工作表的A列中定位Sheet1工作表中A3單元格字元開頭記錄所在的位置，同時去掉A1:A2這兩個單元格的記錄，獲得的值作為OFFSET()函數偏移的行數。使用COUNTIF()函數統計Sheet2工作表A列中名稱和Sheet1工作表A3單元格字元開頭相符的資料的個數，將獲得值作為OFFSET()函數返回的高度。另外要注意，這裡必須取消“輸入無效資料時顯示出錯警告”核取方塊的勾選，否則在輸入部分字元後會報錯將無法使用下拉選單選擇。

3、選擇B3:B30單元格，在編輯列中輸入公式“=IF(A3="","",LOOKUP(A3,表_1))”，按Ctrl+Enter鍵結束公式的輸入。此時在“貨品名稱”列中輸入資料的前幾個字元，在下拉選單中將只顯示與之相配的選項，如圖4所示。選擇該選項後，在“入庫時間”列單元格中將自動顯示對應的入庫時間，如圖5所示。

圖4　在下拉選單中選擇選項

圖5　自動顯示入庫時間