用Excel函數實現排序與篩選的方法

Execl本身具有很方便的排序與篩選功能，下拉“資料”選單即可選擇排序或篩選對資料清單進行排序或篩選。但也有不足，首先無論排序或篩選都改變了原清單的原貌，特別是清單的資料從其它工作表連結來而源資料發生變化時，或清單錄入新記錄時必須從新進行排序或篩選。其次還有局限，例如排序只能最多對三個關鍵字(三列資料)排序，篩選對同一列資料可用“與”、或“或”條件篩選，但對不同列資料只能用“與”條件篩選。例如對某張職工花名冊工作簿，要求篩選出年齡大於25歲且小於50歲或年齡大於50歲或小於25歲都是可行的，如同時要求性別是男的或女的也是可行的。但要求篩選出女的年齡在22歲到45歲，男的年齡在25歲到50歲時Execl本身具有的篩選功能則無能為力了。再者排序與篩選不能結合使用，即不能在排序時根據條件篩選出來的記錄進行排序。例如有一張職工資料清單，其中有的職工已經退休，對在職職工的年齡進行排序時無法剔除已退休職工的資料。

本文試圖用Execl的函數來解決上述問題。

一、用函數實現排序

題目

如有一張工資表，A2:F501,共6列500行3000個單元格。錶頭A1為姓名程式碼(1至500)、B1為姓名、C1為津貼、D1為獎金、E1為工資、F1收入合計。現要求對職工收入從多到少排序，且在職工總收入相同時再按工資從多到少排序，在職工總收入和工資相同時再按獎金從多到少排序，在職工職工總收入和工資、獎金相同時再按津貼從多到少排序。

方法

G1單元格填入公式

“=if(F2=0,10^100,INT(CONCATENATE(999-f2,999-e2,999-d2,999-c2)))”，

CONCATENATE是一個拼合函數，可以把30個以下的單元的資料拼合成一個資料，這些被拼合的資料之間用逗號分開。用f2、e2等被拼合的資料用999來減，是為了使它們位數相同。(假定任何一個職工的總收入少於899元)。被拼合成的函數是文字函數，CONCATENATE與INT函數套用是為了使文字轉換為數位。最外層的if函數是排序時用來剔除不進行排序的記錄，在本例中指收入為零的記錄。(在上文提到的職工年齡排序，則公式改為“if(f2="退休",10^100,.....)”,即剔除了退休職工。)

第二步把G1單元格的公式拖放到G500單元格(最簡便的方法是點選G1單元格後向G1單元格右下方移動滑鼠，見到黑十時雙擊滑鼠就完成了G1到G500的填充)。

第三步在在H2單元填入公式“=MATCH(SMALL(G:G,ROW(A1)),G:G,0)”與第二步一樣拖放到H501單元格。此公式實際上是把三列公式合成一列公式，ROW(A1)即為A1的行數是1，隨著向下拖放依次為2、3、4...,SMALL(G:G,ROW(A1))為G列中最小的數隨著向下拖放依次為第2、第3、..小的數，MATCH(SMALL(G:G,ROW(A1)),G:G,0)即為G列各行的資料中最小、第2、第3小等的資料在第幾行。

第四步把A1至F1單元格的錶頭複製到I1至N1單元格，在I2單元格輸入公式“=INDEX($A$2:$F$501,$H2,COLUMN(A$1))”INDEX函數是一個參照函數，即把$A$2:$F$501單元格列陣第$H2行第COLUMN(A$1)列的資料放入I2單元格。然後把I2單元格的公式拖放到N2單元格，點選N2單元格後向N2單元格右下方移動滑鼠見到黑十時雙擊滑鼠就完成了I2到N501單元格的填充到此全部完成。

以上敘述看似繁雜實際非常簡單，只要把A1至F1的表頭複製到I1至N1單元格，再分別在G1、H2、I2單元格輸入公式然後向下拖放，即使對EXCEL應用不熟練的同志一分鍾內便能完成。

對上述程式稍作變化還可得到更多用度。上面例子資料是從大到小排列的，如H列的函數中的SMALL改為LARGE，上面例子資料就從小到大排列了。如H2單元格的公式改為“=IF(O1=1,MATCH(SMALL(G:G,ROW(A1)),G:G,0),MATCH(LARGE(G:G,ROW(A1)),G:G,0))”

並把H2單元格的公式向下拖放。這樣在O1單元格輸入1上面例子資料是從大到小排列的，O1單元格輸入1以外的數上面例子資料就從小到大排列了。

如在H列前插入若干列，如插入一列，則現在的H列輸入類似G列的公式，例如

“=if(F2=0,10^100,d2)”,現在的I列的公式改為“=IF(P1=1,MATCH(SMALL(G:G,ROW(A1)),G:G,0),

MATCH(SMALL(H:H,ROW(A1)),H:H,0)))”

即在P單元格輸入1以外的值就實現了按獎金大小排序.這樣只要通過改變P1(原來的O1單元格)單元格內容的改變就能立即得到按不同要求的排序。

二、用函數實現篩選

題目

如有一張職工名冊表，A2:F501,共6列500行3000個單元格。錶頭A1為姓名程式碼(1至500)、B1為姓名、C1為性別、D1為年齡、E1為學歷、F1職稱。現要求對職工的性別、年齡、學歷、職稱進行交錯篩選，例如要求在同一張表上篩選出1、女的年齡在22歲到45歲，男的年齡在25歲到50歲，2、女博士，3、男博士後。

方法

第一步在G2單元格輸入公式”=IF(OR(AND(C2="女",D2>=22,D2<=45),AND(C2="男",

D2>=25,D2<=50)),ROW(A1),0)“，在H2單元格輸入公式”=IF(AND(C2="女",E2="博士"),

ROW(B1),0)“，在I2單元格輸入公式”=IF(AND(C2="男",E2="博士後"),ROW(B1),0)“。在J2單元格輸入公式“=IF(K$2=1,LARGE(G:G,ROW(A1)),IF(K$2=2,LARGE(H:H,ROW(A1)),

IF(K$2=3,LARGE(I:I,ROW(A1)),0)))”然後用上述提到的方法向下拖放。G、H、I列的公式的含義就是凡符合篩選條件的行記錄下行號否則為零，J列的公式的含義根據K2的數值選擇G、H、I中的一列進行排序並把不合條件的行除去。

第二步在K1單元格輸文字”篩選選擇”，A1到F1表頭複製到L1到Q1，在L2單元格輸入

公式“=IF($J2=0,0,INDEX($A$2:$F$501,$J2,COLUMN(A$1)))”，然後向右拖放到Q2，再向下拖放。INDEX函數的含義上文已說明。

第三步在P1單元格輸入1或2或3便可實現上述三種篩選。