用EXCEL列印並儲存記錄

1

需要在同一工作簿中設定兩張工作表，一個是「票據列印」，用於列印單據，另一個工作表是「記錄」，用於儲存資料。
先在「票據列印」工作表中「畫」好所需要的單據樣式，如下圖：

其中E2單元格是單據的編號，可先輸入一個單據的起始單號。
C7單元格是數量匯總公式=SUM(C4:C6)
E4單元格是計算數量乘單價的金額公式=C4*D4，把這個公式向下拖動複製到E5與E6單元格。
E7單元格是金額彙總公式=SUM(E4:E6)
注意D2單元格的格式設定為「日期」格式。

2

根據「票據列印」工作表中的專案，在「記錄」工作表的第一行進行設定（專案的位置是由下面的程式碼決定的，大家可自己靈活調整）。

3

下面編寫列印並儲存的程式碼，按ALT+F11調出VBA視窗，插入一個使用者模組，把下面程式碼貼上進去。

Sub 列印()
'列印票據
Sheets("票據列印").Select
ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut '呼叫列印命令列印當前頁
'儲存資料
With Sheets("記錄")
x = .Range("a65536").End(xlUp).Row + 1 '取得「記錄」表中最後一個空行的行號（即寫入位置）
For i = 0 To 2 '商品資訊分三行，為了簡化程式碼，使用迴圈語句
.Cells(x + i, 1) = [b2] '客戶
.Cells(x + i, 2) = [d2] '日期
.Cells(x + i, 3) = [e2] '單據編號
.Cells(x + i, 4) = Cells(i + 4, 1) '商品名稱
.Cells(x + i, 5) = Cells(i + 4, 2) '規格
.Cells(x + i, 6) = Cells(i + 4, 3) '數量
.Cells(x + i, 7) = Cells(i + 4, 4) '單價
.Cells(x + i, 8) = Cells(i + 4, 5) '金額
.Cells(x + i, 9) = [b8] '收款人
.Cells(x + i, 10) = [e8] '複核人
Next
End With
'清除資料（單據編號E2格與有公式的單元格不用清除）
Range("b2,d2,a4:d6,b8,e8").ClearContents
'最後讓票據的號碼自動加1
s = Range("e2") '收據上的當前序號在E2單元格
Range("e2") = Left(s, 2) & Right("0000" & Right(s, 4) + 1, 4) '列印完畢後讓序號加一（編號的左兩位是字元，右四位是數位）
MsgBox "列印並儲存完畢", , "提示"
End Sub

4

為了方便執行程式碼，再新增一個按鈕，並指定「列印」巨集。

在EXCEL2003版中調出「檢視－工具列－表單」工具列，用滑鼠選其中的「按鈕」控制元件，在表格適當位置「畫」出一個按鈕，然後在它上面點滑鼠右鍵，選「指定巨集」，從彈出的巨集視窗中選擇「列印」，確定即可。
最後在新增好的「按鈕」上點滑鼠右鍵，從快捷選單上選「編輯文字」，輸入「列印並儲存」。
提示：如果是EXCEL2007使用者，新增按鈕要從「開發工具－表單控制元件」中新增。

5

至此，這個表格就可以使用了，每次在按「列印並儲存」按鈕後，票據中的資料自動儲存在「記錄」表中。在需要統計資料的時候，就可以通過函數從「記錄」表中統計出所需資料。
比如，想統計總銷售金額，可以用公式=SUM(H:H) ；統計張三的收款總金額，可用公式=SUMIF(I:I,"張三",H:H) ；統計乙商品的銷售總數量，可用公式=SUMIF(D:D,"乙商品",F:F) 。

6