Word文件怎樣參照Excel資料

2019-11-27 00:42:05

在日常辦公環境中，利用Word獲取Excel中的資料具有十分重要的意義，不僅能提升工作的效率，更重要的是可以簡化資料處理的流程，真正實現自動化辦公的需要。

在Word中呼叫Excel資料有兩種方式，一種是OLE(物件的連結和嵌入),另一種是DDE(動態資料交換)。OLE用於將Excel資料直接嵌入到Word文件中，可以理解為一個資料集存在於Word中。DDE是一個協定，它允許兩個應用程式通過一個DDE「通道」連續自動地進行資料交換。要控制兩個應用程式之間的DDE對談，需要建立一個通道，選定一個主題，請求並傳送資料，然後關閉通道。下面就這兩種參照Excel資料的方式進行講解。

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準備原始資料。為了給大家說明Word參照Excel資料的方法，首先建立名為"職員資訊基本情況.xlsx"的電子試算表，該表格包含若干條記錄，每條記錄包括「姓名」、「性別」、「級別」、「專長」和「所在部門」幾個屬性。在具體應用時，可能會包含更多的屬性和內容，在此只是起到拋磚引玉的作用。原始資料所圖所示。

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原始資料準備好後，下一步要做的工作就是在Word中參照Excel中的資料。具體實現方法是：首先在Excel文件中選擇並複製要參照的資料區域，然後在Word文件中選項「開始」，點選「貼上」下拉選單，從中選擇「選擇性貼上」，在彈出的視窗中勾選「貼上連結」，並在右側選擇「Microsoft Office Excel文件對像」，點選「確定」後完成參照Excel資料操作。

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此時如果Excel文件中的內容改變了，例如將「級別」屬性中的「高階」改為「一級」，則會發現Word文件相應的內容也會立即發生改變，從而實現了資料的同步更新。

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利用上述方法實現Word對Excel資料的參照，有一個明顯的不足之處在於參照資料不具有隨意性，即不能或不方便將獲取的資料按照自定義的格式進行顯示輸出。為了能夠更加靈活的參照Excel中的資料，就需要採用DDE（動態資料交換）技術來實現。DDE是一個協定，它允許兩個應用程式通過一個DDE「通道」連續自動地進行資料交換。要控制兩個應用程式之間的DDE對談，需要建立一個通道，選定一個主題，請求並傳送資料，然後關閉通道。下面就來看一下如何利用DDE參照Excel中的資料到Word中。