辦公小技巧：打造模板庫文件管理有條理

2021-06-21 14:22:26

辦公時有些文件經常會被我們重複使用，比如個人簡歷、請假單、計劃書、合同等等，很多人喜歡將檔案到處亂存亂放，時間一長，檔案一多，當再使用相同的檔案時，就完全不記得此刻要用的檔案放到哪裡了。其實，我們可以建立自己的模板庫，對文件進行分類存放，當開啟Word時，就能直接點選進去即刻使用。那麼，這樣的模板庫是如何實現的呢？下面以在Word 2013中操作為例加以說明。

首先，在本地電腦的某個磁碟分區中建立名為「模板」的資料夾，然後在它裡面再分門別類地創建幾個資料夾，如建立名為「個人簡歷」、「計劃書」的資料夾；開啟「模板」資料夾這個層級，在視窗上面的位址列點選，選中其中的地址路徑（如「E:模板」），進行復制；開啟Word文件，點選「檔案→選項」，在彈出視窗的左側一欄中點選「儲存」一項，在右側窗格的「默認個人模板位置」處貼上剛才複製的地址，點選「確定」（圖1）。

接下來，我們找到常用的一些檔案，作為模板或範本，存放在對應的資料夾中。如開啟一份常用的個人簡歷檔案，刪除裡面填寫的內容，只留下需要存在的固定內容與格式，點選「檔案→另存為」，在彈出的視窗中選擇好存放位置（即先前建立的「個人簡歷」資料夾），檔案類型處選擇「Word模板.dotx」（圖2）。

這樣，當開啟Word，點選「檔案→新建」，在視窗中選擇「個人」，然後點選相應類別的資料夾，選擇相應的模板後，在開啟的新建文件視窗中輸入所需要的內容就可以了（圖3）。

如果常用的文件帶有日期和時間輸入需求，不妨在模板中插入一個日期選擇器。將游標定位在模板中需要插入日期的位置，選擇「開發工具」選項卡，點選「控制項→日期選取器控制項」。這樣，對於使用該模板新建的文件，若需要日期輸入，我們只需從選擇器中選擇一個日期，就能夠快速進行日期的輸入，更加方便（圖4）。

小提示：如果沒有「開發工具」選項卡，可點選「檔案→選項」，在彈出的視窗中點選「自定義功能區」，在視窗右側勾選「開發工具」就可以了。

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