項目管理論文分享 — 範圍管理和進度管理

摘要：

2018年3月，本人負責了某中煙集團「營銷資料中心繫統升級改造」項目的建設。該項目投資金額為580萬元，建設週期為15個月。客戶要求該系統在升級改造後能夠對企業現有的業務進行強有力的支撐，因此對系統抱有很大的期望。

我公司中標後，積極與客戶溝通，制定了詳細的改造方案和明確的進度計劃，得到了客戶的認可。在實施過程中，由於客戶臨時要求增加大屏展現功能，造成項目出現成本超支與進度延誤的風險。為了解決因範圍蔓延導致的問題，本人與相關干係人積極的溝通與合作，嚴格按照變更控制流程處理，成功的解決上述問題，按時完成了項目目標。

正文：

論資訊系統項目的範圍管理和進度管理

一、項目概述

某中煙集團營銷資料中心繫統始建於2010年，到2018年時該系統已經無法滿足企業資料分析的及時性要求，無法支撐新的營銷分析等諸多問題。因此，中煙集團決定對該系統進行大資料平臺化的升級改造，目標是：1、對原有的業務模組進行重新設計，使其滿足現有的業務需求，並具備未來需求擴展的能力；2、加快資料處理效率，將月度資料處理效率從7~8個小時提升到3小時以內；3、具備海量資料批處理、資料實時處理、資料探勘等相關技術能力，為後續開展基於「網際網路＋」的消費者和零售戶大資料分析項目提供技術支撐平臺。

該項目我方中標金額為580萬元，項目開發週期為15個月，從2018年3月開始實施，由中煙集團資訊中心牽頭。項目開始前，我被任命為項目經理，負責項目的總體管控。項目成員包含需求分析人員2名，大資料架構師2名，資料處理人員5名，系統開發人員5名，測試人員3名。由於新系統需要支撐企業的採購、營銷、資訊等多部門的業務應用，並且系統能否按時上線將影響到後續基於「網際網路＋」的消費者和零售戶大資料分析項目的立項，因此對於本項目的範圍管理和進度管理就顯得尤為重要。

二、項目範圍管理與進度管理的關係

我們知道範圍管理是項目管理工作的重點和難點，範圍管理包括確保項目做且只做所需要的全部工作。範圍基準是經過批准的範圍說明書、WBS和WBS詞典，是項目管理計劃的組成部分之一。如果在項目中沒有按照範圍基準做好範圍的管理或控制，往往會因為需求的頻繁變更而造成項目的進度延誤以及成本的超支，最終可能導致項目失敗。如果在項目工期嚴格的情況下，項目範圍的變更如臨時增加某些功能，將可能導致項目整體進度的延誤； 因某些工作延誤導致整體項目無法按時交付時，也可能需要縮減項目範圍以保證項目的如期交付。當然這一切都需要嚴格按照變更控制流程處理。

項目範圍管理包含6個活動，分別為：

1、規劃範圍管理：使用項目管理計劃和項目章程，結合專家判斷等技術，創建《範圍管理計劃》與《需求管理計劃》。

2、收集需求：為實現項目目標而確定、記錄並管理干係人的需要和需求的過程。通過訪談、群體決策與群體創新等技術收集需求並制定《需求檔案》和《需求跟蹤矩陣》。

3、定義範圍：制定項目和產品詳細描述的過程。通過專家判斷或產品分析，生成《項目範圍說明書》。

4、創建WBS：通過分解和專家判斷技術，把項目可交付成果和項目工作分解為較小的、更易於管理的元件，並形成項目的範圍基準。

5、確認範圍：通過檢查或群體決策技術，正式驗收已完成項目的可交付成果。

6、控制範圍：採用偏差分析，監督項目和產品的範圍狀態，管理範圍基準變更的過程。

三、項目範圍管理與進度管理的實踐

(一)、項目需求的收集與確認

在項目的啟動與準備階段，我和團隊成員對於系統的需求跟客戶業務代表進行了多次深入交流後，明確瞭如下的項目範圍：1、系統以B/S架構進行設計，所有終端使用者只需通過瀏覽器便可訪問系統；2、系統需具備精準營銷、原料採購、生產管控、物流調運、庫存管理五大主要模組，以及使用者中心、資訊中心等輔助模組。（這些模組就是系統的主要可交付成果）；3、根據不同的業務模組，以柱狀圖、餅圖、靈活報表等商業智慧報表形式直觀地展現截止到昨天為止的業務資料，為企業業務發展提供輔助決策功能。通過上述需求的確定，我方制定了詳細的需求說明書和需求跟蹤矩陣，並得到了客戶的簽字確認。

另外，我們採用8/80原則，按照上述業務模組的結構對項目進行WBS分解，例如「精準營銷」模組分為了市場營銷、品牌營銷、新品投放、競品分析等子模組，而「市場營銷」又分為區域營銷、終端零售等6個工作包。每個已定義的工作包都分配了唯一的負責人，並明確了可交付成果和里程碑節點。對於目前尚不能確定的工作，如系統整合、培訓計劃等，暫時歸納為規劃包，待情況逐漸清晰後再將規劃包分解為工作包以及相應的具體活動。

根據WBS，我們制定了詳細的進度計劃。2018年6月至8月完成系統的整體架構設計與評審；2018年9月至12月完成資料倉庫的設計與開發；2018年10月至2019年4月完成系統的開發；2019年5月至6月完成系統的整合測試與使用者驗收。（其中包含一個月的應急儲備時間）

(二)、項目範圍變更控制

項目開始後按照計劃逐步進行，但在進行到報表的開發階段時，客戶臨時要求增加視覺化大屏的展示功能，原因是考慮到經常有兄弟單位和上級領導的參觀和指導。經過分析，該需求超出了項目的範圍基準，導致了範圍的蔓延，同時還改變了項目的關鍵路徑，造成了1個月的整體進度延誤，以及30萬元的成本超支。

為了解決該變更帶來的影響，我和團隊成員深入瞭解大屏功能模組的需求，並與客戶進行了充分的溝通後，制定瞭如下的應對方案：1、由客戶提交書面的「新增大屏功能模組」的範圍變更申請，詳細說明變更原因。2、我方對變更影響作出分析，包括該功能增加所需的成本、以及對項目的進度等方面的影響，並將分析結果及時通報給相關干係人。3、在深入分析大屏功能模組的需求後，我方提出具體的變更實施方案，並將變更申請提交到CCB進行審批。4、甲乙雙方簽署補充協議，客戶追加25萬元大屏模組的開發費用，並且同意項目整體交付時間延長2周。我方動用5萬元的管理儲備覆蓋了剩餘的成本，並按照批准後的變更方案執行。

審批通過後，客戶追加了該變更所需的費用，我方新增了人員，使大屏功能與原有功能並行開發，並通過週末加班的方式對項目進行趕工，在規定的時間內按照批准的方案增加了該模組，同時更新了項目的範圍基準和相關的項目文件，成功解決了上述問題。最終在2019年6月底，系統通過了客戶的驗收測試並按時上線運行，客戶對升級改造後的系統表示滿意。

四、經驗與總結

通過本項目的實施，我認識到想要做好資訊系統項目的範圍與進度管理，必須做好如下幾點：1、跟客戶保持良好的溝通，收集明確的需求，並根據實際情況合理進行WBS工作包的分解。2、在實施過程中做好範圍與進度控制，參照範圍基準進行偏差分析，防止因範圍蔓延而導致進度的延誤。3、嚴格按照變更控制流程處理項目範圍與進度的變更。

在今後的項目中，我會總結經驗和教訓，繼續努力，不斷地提高自己項目管理的水平和能力。