辦公小技巧：消除Word排版時不起眼的小煩惱

2021-05-21 16:30:03

在Word排版或圖文處理過程中，有時會遇到一些看似很簡單的小問題，例如自動出現的空白頁、下劃線、背景色、小箭頭，還有圖片顯示不全、輸入資訊被覆蓋、快捷鍵不起作用等，這些問題如果不能及時快速地得到解決，遇到後琢磨半天不得其解，也很影響整體工作效率。

1. 滿頁表格後出現一個消不掉的空白頁

有時，在Word中製作了一個撐滿版面的表格後，下一頁自動出現一個空白頁，無論如何也刪不掉。這一般是底部框線擠佔了表格最後的段落標誌，引起自動在下一頁換行所致。解決的辦法有如下幾種：

增加頁面的上下邊距，讓表格之外有足夠的空間容納段落符號；

通過指定行和列的高度，適當縮小表格總寬度和高度，給最後的段落符號騰出空間（圖1）；

在多餘的空白頁中，減小段落行距設定，如設定為1磅，這樣會使得空白頁中的段落符號縮回到上一頁（圖2）。

2. 輸入文字時自動出現多餘的下劃線

如果在Word文件中的某些文字下面有藍色或紅色下劃線、波浪線，怎麼刪也刪不掉，該怎麼辦呢？

其實，這些線條一般不是編輯者加上去的，而是Word軟體自動加入的。這是Word自動拼寫檢查功能發生作用的結果。如果確認這些帶線條的拼寫或語法沒有問題，希望去掉這些線條，只需依次點選「檔案→選項」，在Word選項對話方塊中選擇「校對」，找到「在Word中更正拼寫和語法時」，將其下方的5個選項的勾選均去掉，點選「確定」即可（圖3）。

3. 複製網頁文字帶來多餘的背景色

如果在複製網路上的文字到Word中時，連同底色也一併複製了過來。這時，可首先嚐試通過在Word選中文字後，點選「字型」底色按鈕，選擇底色為「無顏色」來解決。

若通過「字型」底色設定取消底色無效，選中出現問題的文欄位落，然後依次點選「開始→段落→底紋」，選擇底紋為「無顏色」，這樣就會很快去掉文字底色（圖4）。

4. 去掉文字之間多餘的下方向豎箭頭

有時候，我們在引用一些資料後發現，Word文件中的一些語句末，出現與自然段換行符不同的箭頭。一般回車結束的自然段為彎曲的箭頭符號，而現在看到的卻是筆直向下的箭頭。這些下箭頭符號其實是「軟回車」，我們只需按下Ctrl+H組合鍵開啟查詢替換對話方塊，在「查詢內容」框中輸入「^|」，在「替換為」框中輸入「^p」，然後點選「全部替換」按鈕將其成批替換即可（圖5）。

以上出現的這些情況都有一個共同特點，那就是我們本不需要它們，不希望它們出現，它們卻不請自到，給我們增添了操作上的煩惱。與此相反，還有一些情況是我們本希望出現的東西，卻沒有按我們的意願出現，或只出現了一小部分，甚至是來了這個又少了那個，影響到原有的內容。現在就讓我們看一些這方面的案例。

5. 圖片插入之後不能完全顯示其全貌

本想在文章中插入一張圖片，但插入圖片後發現，只能顯示圖片的一部分內容。這一般是因為行距設定不當所致。我們平時寫作時，一般行距設定為二三十磅，但一張圖片的高度遠遠會大於這個值。因此，我們只需選中圖片，按下Ctrl+1組合鍵，將圖片所在的段落行距設定為「單倍行距」，即可讓圖片恢復正常顯示（圖6）。

6. 輸入新內容後自動擦除了原有內容

輸入內容覆蓋掉原有內容，一般是無意中動了編輯模式所致。Word的編輯模式一般預設為「插入」模式，新輸入內容之後，其後面的內容會自動往後挪移。如果不小心將編輯模式從「插入」狀態改成「改寫」模式，這時再輸入內容就會自動擦除原有內容。

因此，只需點選Word軟體狀態列上的「改寫」開關，編輯模式就會回到「插入」模式（圖7）。

小提示：也可以通過鍵盤上的Ins鍵切換改寫與插入狀態。

7. 原本方便的拖放複製操作失去作用

在Word文件中，對於近距離的編輯來說，如果採用選擇後用滑鼠直接拖放複製或移動，要比反覆使用Ctrl+C或Ctrl+V以及選單命令的方式要更方便快捷。但是，有時我們會發現滑鼠拖放操作可能不起作用了，本該有的功能卻消失了，如何找回呢？

在「檔案」選單中點選「選項」命令，然後點選「高階→編輯選項」，選中「允許拖放式文字編輯」複選框，然後確定，即可恢復文字拖放編輯功能（圖8）。

辦公小技巧：消除Word排版時不起眼的小煩惱

熱門文章