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Excel合併計算之按位置進行，資料表格的結構一致才是重點！

2021-05-31 21:30:06

在上一期（Excel連結工作簿，跨檔案運算也不在話下！）中，我們分享瞭如果通過連結工作簿來進行統計運算。但是連結本身也會造成一些不可避免的問題，我們在這一期中來介紹一下合併計算的運用。

合併計算主要有兩大類別：一是根據位置來進行合併計算，二是按照類別（或引用）倆進行合併計算。

在本期的分享中，我們先來看一下第一種合併計算——根據位置進行。

我們先開啟用於統計合併的工作簿，主要用於合計其他三個地區的花銷。

再開啟記錄三個不同地區花銷的工作簿。

將四個工作簿進行「全部重排」，以便在同一螢幕檢視四個工作簿資訊：點選「檢視」選項卡下「視窗」區域的「全部重排」按鈕。

在統計工作簿（「HR EXPENSES」）中，點選C7單元格，此單元格是我們將要進行合併計算區域的最左上角的首個單元格。

細心的朋友們應該會發現，我們所有的工作表的資料表格的結構都是一樣的，在按照位置進行合併計算時，也是必須的。

點選選單欄的「資料」選項卡，選擇「資料工具」下的「合併計算」。

點選「合併計算」功能按鈕後，會開啟一個對話方塊。

在對話方塊中，首先可以選擇「函數」，預設是「求和」，也有其他函數如「計數（COUNT）、平均值（AVERAGE）、最大值（MAX）」等。

其次是「引用位置」，其用於告知Excel我們計算的資料是從哪裡獲取的，我們點選「引用位置」的空白框，選擇第一個地區「HR Perth」的資料區域C7至F28單元格。

點選「新增」按鈕，將引用位置新增至「所有引用位置框」中。

再按照同樣操作，新增另外兩個地區的資料。

通過以上新增引用位置的操作，告知Excel我們要進行「求和」運算的資料。

點選對話方塊中的「確定」後，在「HR EXPENSES」中對應的資料區域即會進行合計的運算。

與連結工作簿不同的是，通過合併計算後，統計表中的資料單元格中不存在計算的公式，只有最後統計的值。

因此，當我們對某個地區中的資料進行了更新，統計表中的資料是不會隨之更新的。

如果我們要在統計表中得到更新後的資料，可以再次點選「合併計算」，開啟對話方塊，確認所有引用位置沒有問題，點選「確定」即可。

當然，如果我們有建立連結的需要，合併計算也可以實現此功用。

我們先將統計表中的「HR EXPENSES」工作表複製一份用於演示，同時清空資料。

點選「資料」選項卡下的「合併計算」，開啟對話方塊，勾選「創建指向源資料的連結」。

點選「確定」後，在統計表中，我們同樣可以得到合計的資料，與此同時，我們發現統計表中的一些變化，在行號的左邊出現了一些加號圖示，點選加號圖示（如Taxi）會發現，建立連結後實際上是將其他地區的資料獲取至統計表中，並進行求和統計的。

在合併計算時，我們應該確認清楚是否要創建連結，因為一旦創建了連結，之後要清除會有些麻煩。

點選「資料」選項卡下的「取消組合」，再點選「清除分級顯示」。

再手動刪除從其他工作簿獲取過來的資料區域。

以上即是Excel中按照位置進行合併計算的相關操作，重點需要把握有以下幾點：

1. 資料表格的結構需要一致；

2. 在選擇好引用位置後，記得點選「新增」按鈕；

3. 是否創建連結需提前確認清楚。

下一期我們會繼續分享第二種合併計算的方式——按照類別（或引用）來進行。

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